高度情報社会になっても、相変わらず、多くの人が「先送りの習慣」をなくせないでいる。便利な手帳、機能性が高いアプリが、こんなにもたくさんあるのにもかかわらず、である。

そこで今回は、なぜ仕事を「先送り」してしまうのか？　「先送りの習慣」をなくすには、どのようなポイントに気を付けたらいいのかを解説していこう。

最後にはタスク管理に関するワンポイントアドバイスも紹介する。「先送り」について悩んでいる多くのビジネスパーソン、マネジャーはぜひ最後まで読んでもらいたい。

■タスクとスケジュールの違いとは？

ついつい仕事を先送りしてしまうことは、多くの人にとって経験があり、悩ましいことだと思っているはずだ。では、どうしたらこの問題を解消できるのか？

私が提案したいのは、タスクとスケジュールの違いを理解することだ。この違いがわかるだけで、世界一シンプルに仕事を片付けられるようになる。

それでは、タスクとは何か？　一言で言えるだろうか？

たとえば上司から「コレやっておいて」と言われた仕事はタスクである。いっぽう「明日の9時からお客様との打合せがある」と言われた場合、これはタスクではない。スケジュールである。

次のように整理しよう。

・タスク → いつやるか決まっていない仕事

・スケジュール → いつやるか決まっている仕事

したがって、ついつい先送りしてしまうのはタスクである。スケジュールはそれほど意識する必要はないが、タスクは意識しないとやらないことが多い。気が付いたら先送りスパイラルから抜け出せなくなっている。

だから期限を決めてタスク管理しないと、タスクが負債となって心を苦しめることになるのだ。慢性的な睡眠不足の人は「睡眠負債」を抱えていると言う。それと同じように、慢性的に先送りをする人は「タスク負債」を抱えていると自覚しよう。

■先送りしないための2つのポイント

では、どうすれば先送りしなくなるのか？　以下2つのポイントを常に意識していこう。

まず、2分で終わるようなタスクは後回しにせず、すぐにやることだ。どんな小さなことでもいい。20分の作業の最初の2分だけやる、でもいいのだ。これにより、タスクが積み重なって心の負担になることを防げる。

では、2分以上かかるタスクはどうすればいいのか？

2分以上のタスクはスケジュールに組み入れればいい。前述した通り、スケジュールに入れたら忘れなくなり、計画的に進めることができる。

タスクをスケジュールに組み入れることによって、効率的に仕事をこなすことができる。そのために重要なことが「スケール推定」だ。

＜参考記事＞

■敏腕コンサルタントのスゴ技「スケール推定」　超高速マシーンのように効率的に仕事をこなす方法

タスクの処理時間を見積もることができないと、2分で終わるのか。5分かかるのか。仮説を立てようがない。先送りする人の大半が、この「スケール推定」ができない。

そのため「なんとなく面倒」だから後回しにしてしまうのである。たとえば、お客様のアポイントをとるための電話なら、ほとんどのケースで2分以内に終わるだろう。

不在の場合なら、1分もかからない。お客様が電話に出たとしても、だいたいは断られる。このケースでも2分はかからない。スケジュール調整してくれる場合は、2分以上かかるかもしれないが、それは稀だ。

平均値で考えたら、2分以内で終わるのは間違いない。ただ、「面倒」「本当にやる意味があるのか」「もっと他にいい方法があるに違いない」などと考えるから、すぐ取り掛かることができないのだ。考えても意味があることならいいのだが、そうでないなら、そこに時間を使うことが最も効率が悪い。

■2分で終わる作業は「気合い」でできる

2分で片付くタスクはすぐにやったほうがいい。2分にこだわるのは、「やる気」に左右されないからだ。必ず「気合い」だけでできる。

なぜ多くの人が「気合いは大事だが、気合いだけでは解決しない」と言うのか？　それはもちろん「気合い」だけでは、長続きしないからである。しかし超短時間なら「気合い」だけでいい。

「気合い」とは、気持ちの勢いのことだ。

「えいやっ！」

「おりゃあ！」

と気持ちを盛り上げるだけで、2分ぐらいの作業はできるはずだ。できなければ、間違いなく「気合が足りない」と言えるだろう。どんな人間でも、「気合い」さえあれば2分ぐらいのタスク処理に没頭できる。

勢いがつけば、さらにその後、5分や10分のタスク処理さえできるかもしれない。だから2分でできるタスクのレパートリーを頭に入れておくことが大事なのだ。

■タスク処理の応用編「重要－緊急マトリクス」

さらに、タスク管理の基本は、優先順位を明確にすることである。優先順位をつけることで、何を最初にやるべきかが明確になり、時間を有効に使えるようになる。

そこで「重要－緊急マトリクス」を活用してみよう。このマトリクスを用いることで、タスクを

・重要かつ緊急

・重要だが緊急ではない

・緊急だが重要ではない

・緊急でも重要でもない

の4つに分類できる。これにより、どのタスクにまず取り組むべきかが一目瞭然となる。定期に紙に書き出して頭の整理をしよう。

■リマインダー機能を「タスク管理ツール」に応用する

また、タスク管理ツールを活用することもおすすめだ。タスク管理ツールを使えば、タスクを一覧化し、進捗状況を把握することができる。私がおススメするのはスマホのリマインダー機能だ。設定さえしておけば、やるべきタスクをプッシュ型で教えてくれる。

このようなツールを有効活用することで、期限を忘れることなく、計画的にタスクを進めることができる。

そして、タスク管理において最も重要なのは、定期的にレビューすることだ。プッシュ通知にばかり頼らないで、タスク一覧を眺めよう。毎朝2分でいい。それだけでタスク負債を減らすことができる。タスクの優先順位も変更できる。

仕事の先送りに悩んでいる多くのビジネスパーソン、マネジャーは、ぜひこれらのポイントを参考にして、効率的なタスク管理を実践してほしい。そうすることで、タスク負債を減らすことができ、心が軽くなること間違いなしだ。

＜参考記事＞

■敏腕コンサルタントのスゴ技「スケール推定」　超高速マシーンのように効率的に仕事をこなす方法