「コミュニケーション効率」を高める資料作成2つの基本

手ぶらで話をはじめると、効率がとても悪くなる……(写真:アフロ)

2つの効率アップ

仕事の効率をアップさせるには、2つの効率を上げなければなりません。1つが「作業効率」。そしてもう1つが「コミュニケーション効率」です。たとえば会議が長いのはなぜか? 話が長いから――それ以外に理由がありません。誰も話さない会議など存在しませんから、誰かの話が長い、話さなくてもいいことを誰かが話しているから長くなるのです。

また、仕事の手戻りが多いのもコミュニケーション効率が低いせいです。相手に誤解されるようなこと、勘違いされるような話し方をするので、やらなくてもいい仕事を増やしてしまいます。

コミュニケーション効率をアップさせるには、当然「話し方」を変えることが重要です。長く話さない、論点のズレた話はしない……など、いろいろと心掛けるポイントがあります。しかし、いちいちそのようなことを意識して話すのは現実的ではありません。

もっと素早く、コミュニケーション効率をアップする方法があるのです。それが資料を使った効果的なコミュニケーション手法です。

コミュニケーション効率をアップする資料

話が正しく伝達しているか、噛み合っているかを検証するうえでも「資料」を作成することは意味のあることです。それでは、そういった資料を作成するにはどのようなポイントを押さえたらよいのでしょうか。

ここでは、2つだけポイントを押さえましょう。

●必要な項目だけを載せる

●「意見」ではなく「事実」を載せる

資料を作成するうえで、以上2つのポイントだけ意識します。したがって、資料はとてもシンプルになるはずです。

お互い「意見」だけで話をしていると、先入観を取り除いて話を前に進めることができません。結果的にコミュニケーション効率が非常に悪くなります。したがって、「意見」を補足する「事実」を列挙することが重要です。

つまり「言葉」だけではなく「数字」が並んだ資料でなければならないということです。

たとえば、

「1年間でクレームを昨年の300件から150件へ半減させることを目標にするため、営業との発注プロセスを見直した。実際にプロセスを見直した後、月に1回、クレーム発生件数をモニタリングしているが、1月10件、2月13件、3月9件、4月11件……と、現時点では年間150件を下回るペースで推移している」

という「事実」を伝えられる資料を作成すればよいのです。これらの「数値的根拠」を口頭で伝えるのは意外と難しいですから、そういう意味でも資料でまとめておくことは大事です。

無駄な項目、文章は削ぎ落としておきましょう。資料に不必要な項目を載せていると、「あさっての方向」へずれていく原因になるからです。資料作成のコツは「何を載せるか?」ではなく「何を載せないか」です。複雑な資料をつくる人は、資料作成が目的となっており、業務効率を上げることが目的となっていません。気を付けたいですね。

コミュニケーション効率をアップする話し方に関しては、生産性が高い話し方「サクバナ」3つのポイントで紹介しました。

「サクバナ」を習慣づけるためにも、効果的な資料作りにもこだわっていきたいです。