増える文具を管理する

　文具のリストを作ってみましょう。とくに消耗品のリストをクラウド上に作ってみましょう。入力はパソコンから。するとスマホでも確認ができます。

　こんにちは。デジアナリスト・手帳評論家・歌手の舘神龍彦（たてがみたつひこ）です。

　今回は文具のリストを作ろうという話です。

まずは消耗品

　文具といってもいろいろありますよね。今回とくに優先したいのは、消耗品の類いです。たとえば、プリンター用紙。私はとくにイベントなどの告知のために名刺サイズのカードにサムネイルを印刷して渡したりしています。こんな感じです。

　で、こういう用紙はちょくちょく補充の必要が出てくる。また、できればずっと同じ型番のものを買うのがいい。用紙印刷用のソフトの設定をやり直さずに済むからです。

　ともあれ現状では同じ目的のために、複数メーカーの複数フォーマットのものを購入し、それらが併存している状態です。

　そこでとりあえず、プリンター印刷用紙のリストを作ってみようと思います。

　使うのは、Googleスプレッドシートです。これはGoogleのアカウントがあれば誰でも無料で使えます。これを使うとよい理由もおって説明していきましょう。

Googleスプレッドシートにフォーマットを作る

　まずパソコンでGoogleスプレッドシートを開きます。詳しい方法は割愛します。

　こういう画面ですね。

　そして次に項目名を設定していきます。ここでは、「種別」「品番」「メーカー」「残」「最終記入日」「備考」としました。

　それぞれの項目については説明しなくても分かると思います。念のために少しだけ解説すると、「残」は記入時点での残り枚数です。そしてそれを更新したのが「最終記入日」ですね。ここは履歴を残さず、どんどん上書きする運用のイメージです。

　一通り入力し終わったら、画面左上の「無題のスプレッドシート」を書き換えて「文房具在庫リスト」とします。

　ここは、個別に「用紙リスト」などでもいいのですが、あえて「文房具」としました。これは、このあとにも別のアイテム、たとえばシステム手帳リフィルとか、インクとかを記入しやすくするためです。

デジタルならば、あとからの項目追加や編集も簡単

　そしてもしあとから入力したアイテムに足りない項目があれば、その項目を付け加えればいいわけです。あるいは、ファイルそのものの入力アイテム数が増えたら、今度はジャンル別のファイルに分割してもいいわけです。いったん入力した情報をいかようにも編集できるのは、デジタルデータのいいところです。

　おそらく20年ぐらい前ならば、Excelでフォーマットを作って紙に印刷して管理したところでしょう。ですが、そもそもパソコンのデータの方が便利です。そして、今ならばクラウドツールがあります。

スマホでも確認できる

　こうやってGoogleスプレッドシートに入力したデータは、スマホからも確認できます。iPhoneでこのデータを見たのがこの図です。

　これだと縦になってよく見えないですよね。そこで、iPhoneを横にしてみました。するとこんな感じで見えます。

　これなら例えば家電量販店の店頭でもすぐに確認ができます。

　デジタルならでは、クラウドならではの便利さですね。

　今後は、きっちり用紙の管理をしようと思います。