「人を責めるな、仕組みを責めろ」トヨタの教えが通じない若者たち 何が欠けているのか？ 3つの視点
「人を責めるな、仕組みを責めろ」は有名なトヨタの教えである。
作業場のミス（ヒューマンエラー）があったとしても、作業者ではなく「仕組み」に焦点を合わせ、カイゼンしていくべきだ、という考え方だ。
しかしそれが最近の若者には通じない、という。それは、なぜか？ 今回は、「人を責めるな、仕組みを責めろ」というトヨタの教えが通じない若者たちについて解説する。
「仕組み」をどれほどカイゼンしてもミスを防げない。期待通りの成果を出せない。何が欠けているのか？ 3つの視点で考えてみたい。
■「仕組み」といっても純粋の「仕組み」ではない
そもそも「仕組み」と言っているが、「ルール」のことを指していることが大半だ。
もしも人が介在する必要のない「仕組み」のことを指しているのであれば、その「仕組み」を導入することでヒューマンエラーがなくなるのは当然である。期待通りの成果が手に入るに決まっている。
たとえば表計算ソフトで「利益の多い商品アイテム」の順番に並べ替えるのを、人でやるのか、それともアプリの機能を使って自動的にやるのかで比べてみよう。考えるまでもない。後者のほうが圧倒的に効率的だ。ミスも起こらず、瞬時に期待された通りの成果が手に入る。
もし、手計算で順番を入れ替えている若者がいたら、
「この機能を使えば一発でソートしてくれるよ」
と教えるだけでいい。
だから今回のテーマとして挙げられている「仕組み」というのは、ほぼ「ルール」のことを指している。だから
「人を責めるな、仕組みを責めろ」
ではなく、
「人を責めるな、ルールを責めろ」
と言い換えたほうがわかりやすい。ルールとして捉えれば、そのルールを人が守るか、守らないかという視点で考えられるからだ。
■なぜルールを責めても、うまくいかないのか？
「うまくいかないからといって、人を責めるな、ルールを責めろ」
と言うのは、とても聞こえがいい。期待通りの成果が出なかったのは、本人の責任ではなく、「仕組み」という名のルールに問題があった、と受け止めるほうがマネジャーは都合がいいからだ。
なぜか？
人を責めるのは面倒だし、そもそも負荷がかかることだからだ。ルールを変えよう。仕組みを刷新しよう。「見える化」を推進すべきだ。と言っていたほうが、マネジャーは「やってる感」を味わえる。
もちろん、人を責める前に、ルールを整備することは重要だ。ただ、そんなことは今に始まったことではない。トヨタの教えとして有名で、昔から言われていることだ。そして、ルールなんて決めようと思えば簡単にできる。
難しいのは、そのルールを周知徹底させることなのだ。
■ルールを増やしすぎると「うるさい組織」になっていく
先述した表計算ソフトのソート機能のように、使えば確実に期待した成果が出るような「仕組み」ならルールなど設けなくてもいいだろう。
「こんな便利な機能があるよ」
と伝えるだけでいい。しかし、そうしたからといって、必ずしもうまくいくかどうかわからない事柄には、誰だって面倒だと感じる。
たとえば、以下を読んでもらいたい。
・会議の前にアジェンダを読んでおくこと
・研修を受講したら2日以内に報告すること
・エレベーターに乗るときは「先乗り、後降り」を守ること
・デスクワーカーは1時間に1回5分の休憩をとること
・喫煙するときは喫煙コーナーですること
・オンライン会議のときは必ず顔が見えるようにすること
「あたりまえだ」と思える内容もあれば、「これはどうかな？」「ケースバイケースだ」と受け止める内容もあるだろう。
いちばんわかりやすいのは、
・喫煙するときは喫煙コーナーですること
である。今のご時世、このルールを徹底させることは簡単だ。
「仕事をしながら吸わせてよ。せめてトイレの中での喫煙は許して」
と言われても、「絶対にダメ」と言い切ることができるだろう。しかし、
・デスクワーカーは1時間に1回5分の休憩をとること
と言われたらどうか？
「何の意味があるのか？」
「それをすることで本当に生産性アップするの？」
と抵抗されることもあるだろう。あまりにルールを増やすと「うるさい組織」になっていく。
■ルールとマナー、モラルの違いとは何か？
だから、ルールとマナー、モラルの3つを区別して、マネジャーは啓蒙していく必要がある。
●ルール → 守らなければならない決まり事で、破った場合は罰則がある
●マナー → 守ったほうがよい態度、礼儀作法で、破ったとしても罰則はない
●モラル → 守ったほうがいい価値観や姿勢で、破ったとしても罰則はない
この中で、最もデリケートなのが「モラル」だ。社会の秩序を保つために必要で、職場では個人的な価値観をベースにしていることも多い。そのため若者にとっては「理解できない」と受け止められる事柄も多いだろう。
「人を責めるな、仕組みを責めろ」
「人を責めるな、ルールを責めろ」
どちらでも構わないが、仕組みを変えても、ルールを作りなおしても、それを徹底させるためには、結局人と向き合わなければならない。もし、それでうまくいかなければ、
「なぜルールを守らないんだ、最近の若い子は」
「オリエンテーションで言ったのだが、今年の新人はまるでわかってない」
等と、結局は人を責めることになるのだ。
新刊『若者に辞められると困るので、強く言えません：マネジャーの心の負担を減らす11のルール』では、ちょうどいいマネジメント11のルールを解説した。
仕組みやルールを作っただけで、若者は定着しない。どのようなときに「叱る」「注意する」「指摘する」のかもセットで考えないと、仕組みやルールは形骸化していくのだ。
＜参考記事＞
