こんにちは、事務効率化コンサルタントのオダギリ展子です。

私は、「ミスを未然に防ぐことができれば（それをリカバーするためのムダな時間が発生しないので）、業務が効率的になる」という自身の考えに基づいて、デスクワークの効率UPにつながる情報を発信しています。

今回は、カタログやパンフレットなどの小冊子にパンチ穴を開けることなく、ファイルに綴じたままの状態で、整理・収納はもちろん、閲覧まできてしまうという、効率UPを望む方に超オススメの方法をご紹介します。

通常、小冊子の整理・収納、保管などを行う際は、「デジタル化」を除けば、以下に記した方法で対応することが多々あるように思います。

①小冊子にパンチ穴を開けても支障ない　→　パンチで2穴を開けてファイルに綴じる
②小冊子にパンチ穴を開けたくない　→　↓のようなファイルのポケットに入れる

私の場合は、②が圧倒的に多かったのですが、この方法だと、小冊子を閲覧するたびにファイルのポケットから出し入れする必要があるので、毎回手間がかかることに不便を感じていました。

私は、かなり長い間、この解決策を考えていたのですが、あるとき、この不具合が簡単に解決する方法を見つけたのです！

以下、その手順となります。


①ポケットの部分が「横入れ式」のファイルを用意します

②小冊子の最後のページをファイルのポケットに挿入

③ポケットの端までキチンと入れます

④小冊子をファイルに綴じたまま、中身が閲覧できるようになりました

⑤表紙の部分です

なお、家電などの取り扱い説明書を保管する際に、別途保証書がある場合は、同じポケット内で一緒に管理することもできます。

また、カバー画像にあるように、小冊子がファイルのサイズより小さくても問題ありません。

簡単にできて、非常に便利ですので、ぜひやってみてください！



出典：『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』（三笠書房）


撮影：オダギリ展子



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