こんにちは。
事務効率化コンサルタントのオダギリ展子です。

私は、「ミスを未然に防ぐことができれば（それをリカバーするためのムダな時間が発生しないので）、業務が効率的になる」という自身の考えに基づいて、デスクワークの効率UPにつながる情報を発信しています。

近年は、コロナ禍で、直接お会いして名刺交換する機会も少なくなったと思いますが、今年お会いした方の名刺の整理はもうお済みでしょうか？

今回は、「これまでのあの苦労は何だったんだろう？」と思うくらい名刺管理がラクになる秘訣を2つご紹介します。

この方法は、私が実際に使用している名刺ボックスとその使い方を目の当たりにした友人・知人がこぞって「私もそうする！」と言ってくれたくらいですので、参考になるのではないかと思います。

※以下の条件に当てはまる方には、特にオススメです。
・名刺ボックスを利用した、アナログ式での名刺管理を行っている
・名刺交換の機会がそれほど多くない
・常時保持する名刺が500枚ほど　　※1,000枚くらいあっても対応は可

収納する際には、「50音順」「日付順」「VIP順（優先度順）」などで行う手もあると思いますが、私は後で作業しやすいように「カテゴリー分け」することをオススメします。

このカテゴリーというのは、私の場合、↓の画像のインデックスにあるように、

出版社（単行本）、取材、クライアント、文具メーカー、文具（メーカー以外）、セミナー参加者、朝活、文具祭り、お世話になった方、特許事務所、旧同僚、友人、カメラマン、各種団体……となります。

要は、私にとっては、これらが「その名刺」を検索する際の最も有効なキーワードになるということです。

1つ例を挙げれば、私が単行本の企画書を出版社に提出したいと思ったときは、インデックスに「出版社（単行本）」と書かれているところにある名刺を見て、その中から企画書の提出先を選べば良いということ。

実際、こんな風にして、私は何の苦労もなく「目的の1枚」を名刺ボックスから取り出しているのです。

このカテゴリー分けを行った場合、名刺を探す際に相手の名前や会った日付などを覚えていなくても全く問題ありません。

また、この順序は、手前から優先順位や使用頻度などの高い順に並べておくとさらに使い勝手が良くなります。

トレーディングカード入れを併用することで発生するメリットは、

・これまでの経緯や現在の状況なども表現できる
　※前任者の名刺を残しておいたり、重要な情報を併記したりすることで経緯や状況が把握しやすくなる。

・汚れや破損防止になる

・ミニサイズの名刺でも、失くさずに管理することができる

・同じ会社に属する方が多い場合、探すときに非常に便利

・プロジェクト毎にまとめて管理することも可能
　※プロジェクトの稼働中は、このほうが便利かもしれません。

・同一人物の公私の名刺、同一人物のデザイン別の複数の名刺を一括して管理できる

　コレ以外にも様々なメリットが期待できると思いますので、名刺管理で不具合を感じている方は、ぜひ試してみてください！



出典：
・『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』（三笠書房）


撮影：オダギリ展子



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