残業は組織の「文化」である。

仕事と生活の調和「ワークライフバランス」を考えたとき、残業は大きな問題です。「時間管理術」　……時間の大切さを知るちょっといい話で書いたとおり、時間は掛け替えのないものです。残業は、プロ野球でいうところの「延長戦」。毎日残業している人は、毎日「延長戦」をやっているようなもの。労働条件の悪い「ブラック企業」とレッテルを貼られる前に、不毛な残業は一掃しましょう。

私は現場へ入って目標を達成させるコンサルタントです。何か新しいことをするたびに労働時間が増えては現場の士気が下がります。ですから、本気で残業を減らしてもらいます。そのために、業務分析、業務棚卸し、ダンドリ技術など……。試行錯誤を繰り返し、いろいろな現場でチャレンジしてきました。しかし、これまでの経験上、残業問題は「文化」だと言い切ることができます。どんなにノウハウやテクニックを紹介し、実践してもらおうと思っても、

・残業しても許される「空気」

・残業したほうが頑張っていると評価される「空気」

・残業するのが「あたりまえ」だと信じて疑わない「空気」

が組織にある限り、残業は減りません。残業ゼロにしたい、残業を減らしたいとは口にしていても、実際にはその「空気」が許さないのです。個人個人に働きかけても、残業がなくならないのはそのせいです。「残業ゼロ」にするには、個人に任せるのではなく、トップダウンで執行しなければなりません。

残業ゼロを１００％実現させる手順

残業をなくすためには、実のところ簡単です。定時にオフィスの全電源を落とす。パソコンのネットワークを遮断する。定時１５分後ぐらいにオフィスのドアの鍵をロックする。といった強攻策をとることです。

どんなに業務分析をして、無駄な仕事を減らせと言っても、人間には「一貫性の法則」があります。過去の言動は一貫して正当化したくなるという法則です。「無駄な仕事はないか。あるなら減らして欲しい」と投げかけても、これまでやってきた仕事を無駄だと考える人はほとんどいません。一貫して正当化したくなるものです。ですから強攻策です。

以下のような手順で進めます。

１）組織のトップから「残業ゼロ」の強攻策を実施すると宣言

２）「絶対に不可能」だと進言してきた現場の声にのみ耳を傾ける

ポーズではなく、本気で「残業ゼロ」にするため、定時後、オフィスの照明を切る、ネットワークを遮断する手順などの説明会を開きます。そうすると現場の人たちは焦ります。いよいよ組織が強靭な態度で「残業ゼロ」を実施すると肌で感じるからです。「業務が立て込んでいたりとか無理なときもあります」「お客様から急な仕事が舞い込んだらどうすればいいんですか」などと質問が出てくるでしょう。すべて跳ね除けます。

「事前にお客様へ通達したりして、自分で考えなさい。絶対に残業をさせない」

このような強い態度をすると、現場は困惑するでしょう。しかし、組織のトップは本気の態度を崩してはなりません。その態度を見て、組織の本当の問題があぶりだされるからです。

「夜の７時半にお客様から毎日ファックスが届きます。相手はとても重要な取引先です。不可能です」

「東京本社の役員とのテレビ会議がいつも夜の８時からです。本社が残業ゼロにする気がないなら不可能です」

トップが「残業ゼロ宣言」をすることで、こういう「自分自身の心がけでは何ともならない問題」が突如として出てきます。これらを組織全体で解決しようと努力するのです。

気休めで残業削減をしようとすると、よけいに残業が増える

結局、これまで「残業を減らそう」「業務効率化しよう」とスローガンを出しても、本気で考えていなかったことが明らかになります。前述した「一貫性の法則」です。自分たちの仕事を一貫して正当化してしまっていたのです。

本気で残業を減らそうとしないのであれば、ダンドリ技術を勉強したり、業務分析をするのは無駄どころか、その分、時間がかかってよけいに残業を増やします。気休めで残業削減を取り組むと、逆に非効率的になっていくのです。残業は組織の「文化」なのです。はじめから「残業ありき」で仕事をしようという「空気」がある限り、残業が減ることなどありません。