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「アジャイル会議」とは何だ? システム開発手法をお手本にムダな会議を一掃する!

横山信弘経営コラムニスト
会議中に素早く実行するスタイル(写真:アフロ)

不毛な会議はどうすればなくなるか

「働き方改革だ」「ワークライフバランスだ」「長時間労働を是正しなければならない」「テレワークを導入しろ」「育休をとれ」……。会社はいろいろと現場に対して心がけや方針を示します。しかし肝心な経営陣、管理者たちが「会議漬け」なら、現場のモチベーションは上がらないでしょう。

人件費の高い人たちが、会議ばかりで生産性の悪い仕事をしていたら、現場はシラケます。

発表! 「無駄会議」ランキングベスト3!で書いたとおり、やっても意味がないどころか、マイナスになるような会議は、

1位:報告だけの会議

2位:目的のよくわからない会議

3位:ネクストアクションを決めないまま終わる会議

これら3つです。

10年以上、会議の研修・セミナーをやりつづけ、大企業から中小企業まで1万人以上のマネジャーの方々と接してきて、わかったことです。私が「脱会議」という書籍を出版した2012年から、この順位も中身も変わっていません。

会議において、いろいろな問題はありますが、結局のところ集約すると、最大の問題は、

動かない

――これに尽きます。

会議をどれだけやっても組織が動かないのです。決まったことに対して行動を変えない人が多いし、もしくは行動したくないから、決まるはずのものも決めようとしない……という事態に陥るのです。

「アジャイル開発」の思考を真似る

ソフトウェア開発の世界では「アジャイル」という言葉があります。アジャイル(agile)は、もともと「素早い」「機敏な」という意味で、入念に要件定義をし、設計開発するのではなく、素早く、短期間でソフトウェア開発をするための総称です。

顧客をも開発チームに入れて、一要件をすり合わせながらトライ&エラーを繰り返し、開発していくスタイルが「アジャイル」と言えるでしょう。先述した「無駄会議」を減らすには、この「アジャイル」という発想を取り込んでいくのは有効です。

つまり会議で決まったことを、解散する前に、実行できることはその場で素早く実行してしまうのです。実行するだけでなく、できることなら会議が終わる前に「PDCAサイクル」を一回ぐるりとまわしてしまうのです。

通常なら、

「新規の顧客が開拓できていない。もっと営業に頑張ってもらわないと」

「かしこまりました。営業部にハッパをかけておきます」

「頼んだよ。新しい商品を開発したばかりなんだから、今期の目標は絶対達成してくれないと」

「新規開拓先をリストアップさせ、しっかりと営業させます」

「頼んだぞ」

このようなやり取りが、会議の中でされたとしましょう。しかし会議が終わったら、どこ吹く風。

営業部にハッパをかけることもなければ、新規開拓するための方策、リストアップさえしないまま、2週間後の会議を迎えることもしばしばあります。

「業績が上がらない。そういえば新規開拓はどうなってるんだ」

「はい。もっと意識をもって、やってもらうよう言います」

「この前もそう言ってただろう」

「既存のお客様への対応も忙しいものですから……」

「リストアップは、どうなった」

「新規顧客のリストアップですか。なるべくはやめに取り掛かりたいです」

「そんなのすぐできるじゃないか」

「そうは言われても、いろいろと立て込んでおりまして……」

毎回、会議で言っていることは同じ。上司と部下とでコミュニケーションはするものの、どんなに会議を繰り返しても何も前に進まない、誰も動きを変えない、という状態がつづくのです。

「アジャイル会議」で、素早く前へ進める

3000人規模の企業の社長が「私が進めてくれと言っているプロジェクトが、2年たっても、いっこうに進まない」とおっしゃっていたので、私たち外部のコンサルタントが力を貸した事例があります。

社内のしかるべきメンバーたちとチームを結成し、「アジャイル」的な発想で物事を進めたのです。すると、たった2ヵ月でそのプロジェクトを全社レベルに広めることができました。大きな組織に「アジャイル会議」は有効です。

先述の例でいえば、このようになります。

「新規の顧客が開拓できていない。もっと営業に頑張ってもらわないと」

「かしこまりました。営業部にハッパをかけておきます。今すぐ、全員に電話で話します」

「6名、全員にここで電話をするんだな」

「はい。ひとり5分もあれば終わります。30分ください」

「わかった。新規顧客のリストは誰が作る?」

「アシスタントに頼んだのですが、進んでいません。今すぐ呼びましょうか」

「呼んでくれ。君が電話しているあいだに、私が新規開拓する先の条件と、データベースのありかを伝える」

「会議室でリストぐらい作ってもらいましょう」

「そうだな。リストを作りながら、そのリストにあるお客様に電話掛けして、そのまま検証していこう」

「なら、はやいですね。部下の2人をここに呼びますよ。あと15分で出先から戻ってきますから」

「じゃあ、今から作業分担だ。私もここですぐに電話をかけて、新製品についての意見を聞いてみる」

このような「アジャイル会議」に慣れれば、事前準備の精度も上がってくることでしょう。

ノートパソコンやスマホ、付箋、ホワイトボード、名刺ファイルや、業績資料、模造紙、マーカー、蛍光ペン――など、議論しながら素早く実行するための道具、デジタルツールをもって会議室に入るようになります。

このようなスタイルの会議にすれば、実行する気のない人は「アジャイル会議」に参加したいとは思わなくなるでしょう。

「君も聞いたほうがいいから、3時からの会議に出てくれ」

といった、必要もないのに「ついでだから君も出たら?」的な感じで会議にやってくる「ついで参加者」もいなくなります。本当に必要な参加者だけが会議に呼ばれ、「会議が仕事だと思っている勘違いマネジャー」の仕事はドンドンなくなっていくことでしょう。組織が美しく、浄化されていきます。

その場で素早く実行に移す「アジャイル会議」で、結果を出せる組織に変えていきましょう。

経営コラムニスト

企業の現場に入り、目標を「絶対達成」させるコンサルタント。最低でも目標を達成させる「予材管理」の理論を体系的に整理し、仕組みを構築した考案者として知られる。12年間で1000回以上の関連セミナーや講演、書籍やコラムを通じ「予材管理」の普及に力を注いできた。NTTドコモ、ソフトバンク、サントリーなどの大企業から中小企業にいたるまで、200社以上を支援した実績を持つ。最大のメディアは「メルマガ草創花伝」。4万人超の企業経営者、管理者が購読する。「絶対達成マインドのつくり方」「絶対達成バイブル」など「絶対達成」シリーズの著者であり、著書の多くは、中国、韓国、台湾で翻訳版が発売されている。

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