整理収納アドバイザーむらさき すいこです。

というお悩みはありませんか？
ご訪問整理収納サポートに伺うと、書類管理に頭を悩ませている方がとても多いです。今回は、整理収納アドバイザーである私が実践してきた「子どもの書類管理法」について書きます。

１．持ち帰った書類を仕分ける

書類を持ち帰ったら、まずはバインダーに仕分けます。
バインダーは以下の2種類。

緊急度の高い書類のバインダーは、しまい込むと忘れる危険があるのでダイニングテーブルの近くの目につきやすい場所へ置いておきます。
緊急度の低い書類のバインダーはファイルボックスへしまいます。

一時的に緊急度の高いバインダーをしまう際には、どちらか瞬時に判別できるように印を付けています。

また、年間予定表や学期予定表、給食の献立表など年間を通してすぐ手に取りたい書類は、ダイニングテーブルの近くのファイルボックスに収納。

子どもごとにクリアファイルに管理します。クリアファイルに組と出席番号をマスキングテープに記載して貼っておくと、書類を記入する時に便利。

３．書類の行き先を決める

行事が終わり、活用し終えた書類はバインダーから行き先を決めます。

この時に際限なく取っておかずに処分することが大切。
手元に取り置く必要がある書類は「今年度」ファイルへ移します。
このファイルで年度末まで書類を保管します。

閲覧頻度が低いので、ファイルの置き場所は遠くても問題ありません。

４．年度末に整理

年度末になったら「今年度ファイル」を整理をして、不要な書類を新年度に持ち越さないようにします。園や学校の書類で年度を跨いで保存が必要なものはほとんどありません。

通知表や思い入れのある学年通信など、保存の必要があるものだけを厳選して、「保存」ファイルへ移します。
この作業を確実に行うことで、毎年の書類管理がスムーズにできるようになります。

５．まとめ

筆者は、子どもが高校を卒業した今春までご紹介した方法で書類管理をしていました。
書類管理で大切なポイントは以下の2点です。

書類の整理は労力が要りますが、いちど仕組みを作れば後々の管理が楽です。春休み中、新年度を迎える前にぜひ仕組み作りをしてみてください。