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時短&効率アップに! 事務のプロがオススメする付箋の上手な使い方《ベスト3》

オダギリ展子事務効率化コンサルタント

こんにちは。
事務効率化コンサルタントのオダギリ展子です。

私は、「ミスを未然に防ぐことができれば(それをリカバーするためのムダな時間が発生しないので)、業務が効率的になる」という自身の考えに基づいて、デスクワークの効率UPにつながる情報を発信しています。

今回は、私の「殿堂入りワザ」の中から、付箋の上手な使い方として、その《ベスト3》をご紹介します。

〔台紙を剥がしてデスク周りに貼って固定させて使う〕

付箋の台紙を剥がしてデスク周りに貼って固定しておくと、
①使う時に逐一探さなくて済む
②片手でサッと取り出せる
ようになります。

※これにより、小さな時短が実現し、業務の効率アップにつながります。

▲貼付例① デスクに直接貼り付けて固定
▲貼付例① デスクに直接貼り付けて固定

▲貼付例② 机上に設置したボックスファイルに貼り付けて固定
▲貼付例② 机上に設置したボックスファイルに貼り付けて固定


〔ホルダー、ボックスファイルとの併用で、確実な期限管理を行う〕

作業期限日や〆切がある書類には、付箋にその日付を記入して貼っておくと、期限管理も兼ねられ、ミスの防止にも大いに役立ちます。

※ミスをしなければ、ミスのフォローという無駄な時間が発生しないので、この方法は、業務を効率化したい方に超オススメです。

▲「付箋+ホルダー+ボックスファイル」で確実な期限管理を!
▲「付箋+ホルダー+ボックスファイル」で確実な期限管理を!


〔裏書き+ホルダーの内側に貼付〕

ホルダーに綴じた書類に重要事項や注意事項などを記載した付箋を貼っておくと、ミスが防げたり、分類しやすくなったりして、何かと便利なのですが、


新しい書類を追加するたびに貼り替えの手間が生じるのは、ちょっと……。

▲新しい書類を追加すると付箋が書類に隠れて……
▲新しい書類を追加すると付箋が書類に隠れて……


この解決策として私がオススメしているのが、記入面を付箋の裏側にして、ホルダーの内側に貼る方法です。

これなら、新しい書類を追加しても付箋が書類の下になることがないので、ファイリング作業がスムーズになります。

▲新しい書類を加えても付箋の記載には影響なし!
▲新しい書類を加えても付箋の記載には影響なし!

付箋は、私たちにとって、毎日使う最も身近な文具のひとつです。
時短や業務の効率化につながるような付箋の使い方、皆さんも考えてみませんか?



出典:
・『デスクワーク整理術』(三笠書房・知的生きかた文庫)
・『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』(三笠書房)
・『デスクワーク整理術』(三笠書房)
・『ストレスゼロを実現する! 最強の文具活用術』 (PHPビジネス新書) 電子書籍版


撮影:オダギリ展子
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事務効率化コンサルタント

特許および貿易事務の業務に携わり、事務業務のリスクヘッジや効率化のノウハウを身につける。その結果、過去の担当者の月100時間を超える残業をゼロに! 皆様のデスクワークの効率UPにつながる情報を発信したいと思います。著書に『働くあなたにピッタリのモノが見つかる! スクールステーショナリーガイド BOOK』(学事出版)、『デスクワーク整理術』(三笠書房、知的生きかた文庫)、『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』、『デスクワーク&整理術のルールとマナー』(日本実業出版社)など。

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