なぜ社長の前では「あざとく」メモをとったほうがいいのか？
「社長」という人種は、だいたい人の話を聞かず、独善的で、早とちりして、自分の考えを相手に押し付けようとする。私は現場に入って目標を絶対達成させるコンサルタントだ。クライアント企業の社長と話をしていて、うまく話が噛み合わないとき、いつもかなり苦労する。
話が噛み合わない理由は、論点がずれることだ。だから早合点しそうな社長と話をする場合は、必ず事前に資料を作っておく。手元に何もない状態で社長と話をすると、どんどん話が噛み合わなくなっていくからだ。
部下と社長との会話例を書いてみよう。
部下：「社長、二次クレームの件数を減らすために、現在スタッフで毎朝ミーティングを実施し、それぞれの行動パターンをチェックしています。そこで……」
社長：「それよりも、そもそも二次クレームの件数は減ったのか？」
部下：「え？」
社長：「二次クレームを減らすことが目的だろう？ 減ったのか？」
部下：「いや、ちょっと待ってください。まずは一次クレームが発生したあとの行動パターンを見直すために、現場のモニタリングをするという話になっていたはずです」
社長：「だいたいさ、この前もスタッフの接客態度を観察していて思ったんだよ。気遣いがないというか」
部下：「その話は前回も出ていましたが、まずは一次クレームが出たあとの初動スピードについて、ですね……」
社長：「どうして最近の若い子は、気配りができんのかね。親はどういう教育をしてきたんだ」
部下：「社長――」
このように、すぐに話の論点をずらすような社長と会話する場合、手ぶらでコミュニケーションをとろうとしてはいけない。必ず、資料を手元に置き、「前提条件」や「仮説」、論拠となる「事実」を共有しながら話を進める。
■「聞く理解」と「読む理解」の違い
「聞く理解」と「読む理解」の違いを理解しよう。
言葉は発声と同時に消えてしまう。相手の頭に記憶として残ったかどうか、そもそも正しく認知してもらったかどうかを、話し手はコントロールできない。しかも話している途中から、社長はドンドン想像・空想を膨らませてしまう生き物だ。
そのため手ぶらで話をすると、「相手がいま話したいこと」に論点がずれてしまう。いったん話が「あさっての方向」にずれたあと、元に戻すのは大変。先ほど話をしたことが記憶に残っているかも疑わしいので、
「そもそも、どうしてこんな話題になったんだっけ？」
と質問され、その背景や前提まで再び話さなくてはならなくなる。「コミュニケーション効率」をアップさせるためにも、正しい資料を準備して会話することだ。
■社長の前でメモをとる2つのポイント
資料を使って会話する目的は、何らかの相談や、アドバイスをもらったうえで新たな意思決定をすることだ。ここで必要になるのが「メモのとり方」である。ポイントは以下の２つ。
(1)資料の上にメモをする
(2)メモの内容を相手に見せながら話す
最初に紹介したいポイントは、社長の意見やアドバイスを、あらかじめ準備しておいた資料の上に書いていくことだ。そしてそのメモを相手に見せる。会話の論点は資料にあるはずだ。だから社長がその場の思いつきで何かを話しはじめたら、論点がずれているので、メモを書くことができなくなる。
「あなたの話はいま、噛み合っていませんよ」
というサインを送るためにも、相手に見せながらメモをとるのだ。
部下：「この資料のように、スタッフの初動スピードは変わりつつあります」
社長：「なるほど……。しかし、Ｋさんだけは、まだ一次クレームの対応スピードが遅いな」
部下：「そうなんです。Ｋさんの意識改革が必要です」
社長：「わかった。じゃあＫさんには、私から言っておくよ」
部下：「社長からＫさんに言ってくださるんですね。それは心強いです。いつにしますか？」
社長：「うーん、そうだなァ……。じゃあ、明後日の夕方5時からでどうだろう」
部下：「かしこまりました。『明後日の、夕方の、5時から』ですね」
ここで、部下は「2月21日、17時から社長がKさんへ」と、資料の上にメモを取る。社長は当然、書き込んだそのメモを見ている。
部下：「ありがとうございます。それでは明後日の夕方5時ということですね。Ｋさんには社長から話があるとだけ伝えておきます」
社長：「う、うん。そうだな。……わかった」
このように、相談内容、改善事項を全部メモをとったあと、この会話の中で決まったことをまとめて読み上げる。これを「パラフレージング」と呼ぶ。パラフレージングとは、適切な表現に言い換えて、相手にフィードバックすることだ。
部下：「社長、それではまとめさせていただきます。決めたことは3つです。まず1つ目は、初動スピードの遅いKさんには明後日の夕方5時から社長が直接指導いただく。2つ目は二次クレーム発生後の報告先を一本化する。3つ目は――」
すべてメモに書いてあることを読みあげるので、相手は記憶をたどる必要がない。
社長：「わかった。頼んだぞ」
と言うだけだろう。
このように目の前でメモをとり、ひとつひとつ確認しないと、話している最中から社長は空想をはじめ、さらに「そういえばアレってどうなったの？」と言いかねない。社長は想像力豊かな人が多いからだ。
話を正しく前に進めるためには、シンプルな資料の上にあざとくメモを取ったうえで、パラフレージングしてみよう。
＜参考記事＞
