2013年も残すところもあとわずか、あと数回の会議で終了の会社も多いはず。今年も数社の会議に参加しているうちに、思いついた効率のいい会議のスタイルをメモ書きしてみた。

・前日のお昼までに資料がまわってくる

当然ですね（笑）

・ホワイトボードを、一枚でなく、複数で何枚も使う

消して書いてではなく複数のホワイトボードを見渡す。

議事録はホワイトボードの写メで終了

・ホワイトボードのペンはかすれていない

かすれたペンはすぐに捨てている。かすれたペンをなぜ残しているの？

・プロジェクターはすぐに使える状態

位置の調整などはすべて事前に終わっている

・会議の決定事項のフォーマットが決まっている。決定会議、検討会議、アイデア会議、進捗会議

報告会議は、質問だけを受けつける

・必ず、最後にまとめと確認を行う

これが一番重要　会議のアウトプットだけあれば上長は確認しやすい

なぜ、そうなったかの深堀りは議事録を見ればわかる

・キッチンタイマーで、アジェンダごとの時間配分

時間が迫ってくると自然に答えがひねり出される

・定刻になると、会議室の鍵を中から閉める

遅刻者がいなくなる（笑）

これはインパクトがあって効果的！とある会社が実践し遅刻者ゼロ！

・この会議にかかっている時間あたりの人的コストを合計して板書きする

これは衝撃的だけど、会議の質が完全に上がる

必要な人だけ招集するようになる

無駄口をたたくヒマがなくなる

さらに会議室の時間あたりの利用料を市場価格で上乗せして表示

それを議事録に、「本日の会議◯◯万円」と明記する。

・ファシリテーター役にメインとサブがいる

誰もがファシリテーターのロジックを学習する

企業のミッションと会議する課題がぶれなくなる

ブレるとサブが戻す。質問力が上がる

悪者を作らない会議となる

・「鶴の一声」禁止　特に上長や役員や社長へ

「鶴の一声は、亀の無言化」を生んでしまう

モチベーションを一番奪ってしまい、会議を完全に無意味化してしまう

会社も殺してしまう。鶴の一声があるなら、最初から指示すればいいだけ

・無意味なカタカナ語でごまかさない。必ず日本語でしゃべる

日本語に直すと大した事は言っていない場合が多い

特に、バズワード、ビッグデータ、クラウド等は要注意！

・わからない言葉は、聞くは一時の恥で必ず質問する

誰かが質問することで、みんなの理解の誤差がなくなる

・あれ、それ、そこんとこの代名詞ではなく、固有名詞で話をする

・「とりあえず」「適当に」は絶対に使ってはいけない　

とりあえずや適当に動くとロクなことがない　意思が決定されるまでは動いてはならない

仕方がなくなる根本原因と理由を添えて回避策を提案する

・立ったままで会議する

これは疲れただけ（笑）

・誰が、いつまでに、何を、だけでなく、どんなクオリティでが一番重要である

やるだけではなく、アウトプットのクオリティが重要

・期限を、守れる人と守れない人と意味をまったくわかっていない人の3タイプの人がいる

・なぜ出来ない？のWhat で聞くよりも、どうすればできるか？と必ずHowで質問する。

Whatで質問しても意味がない。わからない人は手段を持っていない。しかし、Howで質問すると、できる方法を本人が考えだす。　by 大橋禅太郎　すごい会議

・相手に反論する時には、まずは、相手の発言を、「少しまとめさせてください」と断り、

「つまり、こういうことですね？」　と確認を取ってから反論する方が効率的

会議そのものよりも、会議進行の会議環境ばかりが気になる今日このごろ（笑）