こんにちは。
事務効率化コンサルタントのオダギリ展子です。

私は、「ミスを未然に防ぐことができれば（それをリカバーするためのムダな時間が発生しないので）、業務が効率的になる」という自身の考えに基づいて、デスクワークの効率UPにつながる情報を発信しています。


効率UPさせる要因というのは諸々ありますが、今回は書類整理の達人になりたい方にはすぐにでも実践していただきたい「ホルダーの使い分け法」をご紹介します。

その前に「踏まえていただきたいこと」としてですが、私たちが何かモノを購入する際に、価格、デザインなど、決め手になることはいくつかあると思います。


殊、業務で使う文具の場合は、

①どのようなモノがあるのかを知って、業務内容にマッチし、使い勝手が良いモノを選ぶ

②売場に直接買いに行くのも◎ですが、店舗によっては取り扱いがないこともあるので、より多くの選択肢から選びたい方は、文具メーカーのサイトやカタログなどで事前チェックを行う

③新しい文具が続々と発売されますので、そうした情報を集めた雑誌やフリーペーパー、Web サイトなどもチェックする

④正しい知識を得るために業界のサイトをチェックする

ことを私はオススメしています。


④に関しては、今回の場合は、「日本ファイル・バインダー協会」(File ＆ Binder Association Japan：略称FBA)のオフィシャル・サイトの閲覧となります。

ファイルは書類の整理や管理の際の必須アイテムで、この知識の如何によって業務効率に大きな差が出るのは火を見るよりも明らかです。「ミスしないように書類を上手く保管できるファイルが欲しい」というときにも大いに役立ちますので、ぜひご覧ください！


では、この後は、私も実践している「ホルダーの使い分け法」のご紹介となります。


＜＜ホルダーの使い分け法＞＞

①薄口：かさばらない。軽量化（郵送時のコストダウン）
②標準：書類の保護・保管に
③厚口：立てて保管する際のしなりや折れ防止
④超厚口：携帯時や鞄内での折れ防止。下敷きボードに

ポケット数と同数の種類の書類を混同させずに整理・保管できる。
① 1ヶ：オールラウンドに
② 2ヶ：①処理済み ②未処理、など
③ 3ヶ：原本管理（①記入例 ②ストックコピー ③原本）など
④ 5ヶ：月～金の曜日ごと、優先順位1～5位の順に、など
⑤ 7ヶ：日～土の曜日ごと、など
⑥13ヶ：1年全体＋各月の予定、など

書類の特性（重要案件は赤、要注意は黄色など）や各種カテゴリー分けでの識別に。
着色が縁のみ、裏面のみ、というタイプもあり。

▼通常よりスリム
三つ折り書類や小型の領収書などの収納＆携帯時、郵送時に重宝

▼通常よりワイド
・幅広部分がマチの役目となり、書類を多く収容できる
・インデックス付きのホルダーも収納可
・急な来客で机上に散乱している書類を即片付けたいときなどに
・外出時に必要なモノ、一緒に使うモノなどを一まとめに

高透明：ホルダーに入れたままでも見やすい → 野外での使用にも
不透明：外側から中味が見えづらい → 情報の漏洩防止に

・書類の抜け落ちを防ぐストッパー付き
・耐久性の高い折り返し溶着加工
・100%紙製で分別廃棄可
・書類を入れたままでもわかる窓付き
・付箋との併用に便利なスリット入り　など


書類整理で、ホルダーを選ぶ際、使う際のご参考に、ぜひどうぞ！



出典：
・『働くあなたにピッタリのモノが見つかる! スクールステーショナリーガイド BOOK』（学事出版）
・『デスクワーク整理術』（三笠書房・知的生きかた文庫）
・『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』（三笠書房）
・『デスクワーク整理術』(三笠書房)


撮影：オダギリ展子



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