年度末は書類整理のチャンス！その書類、本当に必要ですか？4つの質問で書類を整理
気づけば3月もあと10日で終わり！
日本は年末だけでなく、年度末＝区切りという考えが強いので、3月は忙しい時期ではありますが、色々な物事の整理にぴったりの時期です。
特に、書類やプリントなどの紙モノは、この時期に整理するのがベストタイミングです。
しっかりと年度末に書類やプリントを見直して、すっきりした新年度・新生活を迎えましょう！
書類の整理は片づけの中でもハードルが高い
「書類」と一言で言っても、本当に重要なものから、チラシやDMレベルのものまであります。
また期限があるもの、提出しないといけないものなど、 紙モノはそれぞれ、様々な状況下にありますよね。
そんな紙モノは、なぜ整理がハードルが高いのでしょうか？
それは…
「使っているか・使っていないか」という判断がむずかしいから！
「なんか取っておいて方がよさそう」
「捨てちゃって大丈夫なのかなぁ」
と、自分の中に明確な判断基準がなく、 不安や心配がよぎってしまい、整理がなかなか進みません。
でも実際は、個人の家庭で保管しているものであれば、たいていが処分してしまっても問題ないものがほとんどです。
そこで「４つの質問」でしっかりと必要かどうか見極めていきましょう！
書類の要不要を判断する4つの質問
まずは、その書類を何かしらの形で、取っておく必要があるのか判断することが大事です。
書類を手に取ったら、4つの質問を投げかけてみましょう。
書類の要不要を判断する4つの質問
①それ、本当に必要？
②それ、「紙」でないとダメ？
③それ、いつか出番が来る？
④それ、思い出の品？
この質問を行うことで、「保管する」か「処分できる」かが見極められます。
さらに①の質問で迷った場合、追加で5つ質問をすると処分してOKかはっきりします！
処分できる書類を見極める5つの質問
①この書類を手に入れたのは１年以上前ですか？
②ここ半年以上内容を見返していないですか？
③定期的に最新版が届くものですか？
④掲載されている期日や提出期限を過ぎていますか？
⑤必要で自分から手に入れた情報ではないですか？
5つの質問のうち1つでもYESだったら、その書類は処分してOKな書類と言えます。
まず、時間が1年以上経っているような書類はもう見ません！
整理も保管もされずに、そのまま放置で半年以上過ぎている書類は、特に見返さず処分しちゃってOKです。
次に、チラシやDMなどでイベントの情報・提出期限があるものは、 その期日を過ぎていたら必要なしです！
また勝手に届くパンプレットやカタログ、 ポスト投函されるようなチラシも即捨てです。
最後に、定期的に最新版が届く書類も、最新版以外は処分しましょう。
保険や投資などの契約に関係するもの、ねんきん定期便などは、毎年最新版が届くので心配無用です！
必要な書類をどう保管しておくか
そして保管すると判断した書類は、次の2パターンどちらかで保管します。
●原本をそのまま保管する
●データなどでコンパクトにして保管する
4つの質問のうち①でYESだったものは、原本をそのままファイリングして保管する必要があります。
具体的には、以下のような紙類です。
●契約書 (住宅購入・投資・保険など)
●証明書 (車検証・資格や免許など)
●保証書 (保証期限内のものに限る)
●請求書 (支払う必要があるもの)
●チケット類 (これから使う乗車券・入場券・クーポン）
●提出する書類 (行政への提出書類・学校への提出書類)
●領収書 (確定申告の控除に使うもの・会社で清算するもの)
反対に②でYESでないものは、スキャンする・写真に撮るなどしてコンパクトにするとよいでしょう。
ただしデータ化する場合、重要なポイントがあります。
とにかく管理がラクな流れにすること！
スキャンするのも、データを開くのも結構な手間なので、手間暇かけてまで必要な情報か？ということはしっかり考えましょう。
書類やプリントは、明確な判断基準が持ててないと、手がつけにくいアイテムです。
整理収納に伺うお客さまも、「それ、捨てて平気ですよ！」とプロに背中を押されるとスッキリ処分できる方がとても多いです。
ぜひこの年度末は、4つの質問で溜め込んでしまった書類の整理を進めてみてくださいね！
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