ピンチ！『名刺を切らした』『同じ人に2回名刺を渡した』ときのベストな対処法
仕事の場で初対面の人とお会いするときには、お互い何者なのかを知るために、名刺交換をしますね。しかし、うっかり名刺を切らしていたり、前にも名刺交換をした相手に再び名刺を渡してしまい、「以前もいただきました」と言われて焦った…なんてことはありませんか。
「申し訳ございません」と謝罪することで、その場は収まっているように見えますが、相手の不快な思いは消えません。さて、どうすれば失敗を取り戻せるでしょうか。
私は、企業でビジネスマナー研修の講師をしているのですが、受講者の方から「名刺交換でピンチになったらどうしたらいいですか？」と質問されることがあります。
そこで、今回は、名刺交換の失敗をリカバリーし、ピンチをチャンスに変える方法をご紹介します。
「名刺を切らしておりまして」の対処法
まず、名刺交換の場なのに「名刺を切らしてしまった」という時の対処法です。
仕事において「名刺を切らしております」は致命的です。相手は、「軽く見られている」と感じてしまい、悪い印象を持たれても仕方がありません。
特に問題なのは、営業先を訪問したのに、名刺を切らしていたケースです。自分からお願いをして訪問しておきながら名刺を渡せないとあっては、今後取引につながる確率はかなり下がるでしょう。
名刺切れを防止するための対策としては、第一に「日頃から名刺の残量をチェックをしておく」ことが大切です。しかし、時には「名刺入れごと忘れてしまう」こともあり得ます。そんな場合に備えて、普段から持っているお財布や手帳にも、数枚の名刺を忍ばせておきましょう。
ただ、日頃から気をつけていても、ウッカリ忘れていたという事はあります。では名刺を切らしてしまった場合はどうすればいいのでしょうか。
■次回訪問予定がある場合
「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしております。次回お持ちいたします」とお伝えします。そして、次に訪問した際に、「先日は名刺をお渡しできずに失礼いたしました。今後とも、よろしくお願いいたします」と一言添えて、名刺をお渡ししましょう。
■次回訪問予定がない場合
「申し訳ございません。後日お送りいたします」と伝えて、翌日までに手書きの手紙とともに郵送します。ミスのリカバリーは、「とにかくすぐに！」が鉄則です。
名刺を持っていなかった2人の女性の対応の違い
私の体験談をお話します。
あるビジネスの会で出会い、こちらから名刺をお渡しした二人の女性は、お二人とも名刺を持っていませんでした。さて、その後どうなったでしょうか。
お一人の女性は、その後再会した際に、「先日は名刺をお渡しできず、失礼いたしました」と言って、名刺を手渡ししてくださいました。もうお一人の女性は、再度会っても何も言われず、名刺を渡していないことを忘れているようでした。私の印象が、お二人でそれぞれ全く違うものになったのは当然でしょう。
どちらにしても、名刺をいただいたのに、返さないのは失礼に当たります。相手は口では「いいですよ」と言うでしょうが、「名刺をくれなかった」ということは、意外と後々まで印象に残ります。謝るだけでなく、しっかりと後日お渡しし、ミスを取り戻しましょう。
「以前も名刺をもらいましたよ」の対処法
次に、「同じ相手に２回名刺を渡してしまった」という際の対処法です。
仕事ともなれば、多くの方と出会います。名刺交換をすることも多いものです。そんな中、うっかり同じ方に再び名刺を渡して、「以前も名刺をいただきましたよ」と指摘されてしまうという、バツの悪い思いをしたことがある人は、少なくないはずです。
相手は笑いながら指摘をしたとしても、内心では「自分のことを覚えていないんだな」と不愉快に感じています。
防止策としては、「一回会った人の顔は忘れない」ことが一番ですが、それはなかなか難しいものです。私自身も、前職の営業時代には多くの方とお会いする機会があり、「前にもいただきましたよ」と言われた経験があります。今思い返してみても、本当に失礼なことをしたと思います。
ではこんな時、どのようにリカバリーすればいいのでしょうか。相手の心情を踏まえて、私なりの対処法の例を次に挙げます。
NG例：「申し訳ございません。忘れていました」
忘れていたのはその通りなのですが、事実をそのまま言ってしまうと、相手にとっては「軽んじられた」ということになり、さらに不快な思いをさせてしまいます。
また、「申し訳ございません」と謝ると、相手は「忘れられていたんだ」と寂しく感じるかもしれません。「申し訳ございません」はクレームなどに対する謝罪の言葉です。この場面としては、重すぎる言葉でしょう。
OK例：「失礼いたしました、〇〇様。以前、名刺交換をさせていただきましたね」
「うっかり失念していたけれど、ご指摘を受けて、お会いしたことはしっかり思い出しましたよ」というメッセージを伝えます。言われて本当に思い出すことも多いですし、もし思い出さなくても、相手の感情を思いやり言葉を選びましょう。
「申し訳ございません」と違い、「失礼いたしました」は、礼儀を欠いてしまった際に使う言葉です。「前にも名刺をいただきましたよ」に対する返しとしては適切でしょう。
OK例：「役職が変わったので、再度お渡ししてもよろしいでしょうか」
役職の変更の他にも、「名刺のデザインが新しくなったので」や「支店が追加記載されたので」など、名刺に何らかの変更があった際には、再び渡しても失礼にはなりません。変更があった際には、そのことと結びつけてお渡ししましょう。
その場に合った言葉を選び、極力相手が不快に思わないよう、心配りをして言葉を添えましょう。
以上は『絶対のこうしなければならない』ものではありません。マナーは形式ではなく、相手の気持ちを不快にさせないための配慮のことです。「自分だったら、こう言ってほしい」という言葉を、ぜひ考えてみてください。
まとめ
名刺交換は、あなたの第一印象を決める、大切な場面です。「名刺切れ」や「２回同じ人に渡す」は、マイナスの印象を残します。まずは、このような失態を犯さないように注意しましょう。
しかし、もし失敗をしてしまったとしても、その後の対応いかんで、後々の関係は変わってきます。今後の人間関係を円滑にするためにも、ピンチをチャンスに変える対応を心がけましょう。
研修トレーナー太田 章代
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太田章代の『ビジネスコミュニケーション術』
