仕事上の初対面のご挨拶といえば、付き物なのが「名刺交換」です。

１人と１人の名刺交換ならお手の物というあなたも、相手側や自分側が複数だったりすると、「最初の人にもらった名刺は、どうやって持っておくの？」「机に並べる順番は？」など、迷うことがありませんか。

そこで、今回は、複数人で名刺交換をする際のビジネスマナーをお伝えします。

名刺は初めから人数分出しておく

まずは、名刺交換前の準備です。

何人の相手と名刺交換を行うかが分かっていれば、最初から人数分の名刺を出して用意します。用意した名刺は、名刺入れの間に挟んでおきましょう。

最初は１人のつもりだったのに、急に複数人と名刺交換をすることになった場合には、さっと数枚を取り出しましょう。

役職が上の人から順番に名刺交換する

次に、名刺を渡す順番です。

渡す順番には基本のマナーがあります。

●先に渡すのは「業者（目下）からお客様（目上）へ」、続いて「お客様（目上）から業者（目下）へ」

●役職が上の人から順番に交換する

この基本に沿って、例で説明します。

業者（自社側）の「自分の上司」「自分」、お客様（相手側）の「相手の上司」「相手の担当者」の４人で名刺交換する時、どのような順番で行えばいいでしょうか？

正解は、以下の通りです。

①「自分の上司」と「相手の上司」

②「自分の上司」と「相手の担当者」、「自分」と「相手の上司」を同時に

③「自分」と「相手の担当者」

このような順番で行います。

もたつくことなく名刺交換できるように、あらかじめ役職順に並んでおくといいでしょう。１対１なら、名刺交換の際に雑談を交わすのもいいのですが、複数人の場合には、雑談は避けてスムーズな交換を心がけましょう。

もらった名刺は「名刺入れの下」で持つ

では、受け取った名刺の扱いはどうしたらいいのでしょうか。

何枚も渡したり、受け取ったりしていると、自分と相手の名刺が混じってしまわないか心配ですね。そこで、次のようにします。

①名刺入れの間に挟んでおいた名刺から１枚取り出し、相手に渡す。

②受け取った名刺は、名刺入れの上で受け止め、挨拶後に名刺入れの下で持つ。

③次に受け取った名刺は、②の名刺の下に重ねて持つ。

④繰り返す。

慌てて、もらった名刺を重ねたりしていると、相手の名刺を雑に扱っているように見えてしまうので、最初に何度か練習をしておくといいでしょう。

名刺の並べ方は「席の順」に

最後に、名刺交換が済んだ後、商談や打ち合わせの際の「受け取った名刺の並べ方」です。

いただいた名刺をそのまま名刺入れにしまうのは、マナー違反です。複数人の名刺交換の場合、受け取った名刺の並べ方は次の通りです。

①名刺入れをテーブルに置き、最も役職が上の人の名刺をその上に置く。

②他の人の名刺は、座った席に合わせて、①の横に並べて置く。

役職の高い人がわからない時は、全部の名刺を直接テーブルに並べます。また、資料がテーブルを大きく占領する場合などは、「失礼いたします」と一言断ってから名刺を名刺入れにしまいましょう。

打ち合わせの際、話の随所で「伊藤課長はどう思われますか」など、相手の名前を呼びながら話すことで、相手との距離をぐっと縮めることができます。名刺を席順に並べて、早く相手の顔と名前を一致させましょう。

まとめ

１対１に比べ、複数人で名刺交換をする際には、スムーズで丁寧な名刺交換が大切になってきます。ついつい焦ってしまいがちですが、心の中では慌てていても、動作は丁寧にするように気をつけましょう。

アイキャリア株式会社

研修トレーナー太田 章代

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