手書きの「領収書」って本当に必要なの?

(写真:アフロ)

「領収書下さい」

こう言って、レシートの代わりに手書きの領収書を、お店でわざわざもらっている方も多いのではないでしょうか。

ではなぜ、レシートではダメで、領収書だったらいいのでしょうか?

実は、経理実務の現場ではレシートが経費として認められないケースなど、まったくと言っていいほどありません。

世にはびこる、レシート・領収書に対する誤解や迷信、そして手書きの領収書がはらんでいる大問題に迫ります。

レシートは領収書じゃない??

「レシートは正式な領収書ではない」と思い込んでいる方が、とても多いようです。

でも、店のレジで打ち出されるレシートも、立派な領収書です。

試しに、皆さんのお手元にあるレシートをぜひ見て下さい。大抵のレシートには、「領収書」や「領収証」とタイトルが付けられているはずです。

また、量販店のなかには「当店のレシートは公的な領収書として使えます」と掲示しているところもあります。といっても、公的な領収書として税務署などから特別な許可をもらっているわけではありません。そうでもしておかないと、お客さんの「領収書下さい」攻撃によって、レジで大渋滞が巻き起こってしまって困る、というのが本音でしょう。

さらに言うと、レシートという単語を和訳すると領収書、逆に領収書の英訳はReceiptです。つまり本来、レシート=領収書なのです。

ですから、海外のホテルやレストランで国内と同じ感覚でレシートの代わりに領収書をもらおうとしても、どちらも英語では「レシート」なので、まず相手に意味が伝わりません。「はあ?あなたが今手元に持っているのが、Receipt(領収書)ですけど…」と店員に変な外国人扱いされるのがオチでしょう。

そもそも、海外にはレシートの代わりに手書きの領収書を発行する習慣が無いようです。レシートと手書きの領収書を切り離して考えるのは、日本独自の文化なのかもしれません。

レシートは経費に認められない??

「手書きの領収書じゃないと経費に認められないのでは?」とおっしゃる方もたまにいます。

経費に認めるかどうかを判断するのは、究極的には税務署です。ということで、国税庁の税務相談窓口に、以下のような質問を投げかけてみました。

「手書きの領収書をもらうのを忘れてしまったのですが、お店のレシートでも経費に認められますか?」

これに対する相談員の回答は、「経費に認められるかどうかは、あくまでも支出の内容次第です。領収書の体裁はまったく関係ありません。」とのことでした。

手書きの領収書でないと経費に認められないというのは、単なる迷信に過ぎないのです。

また、大企業の場合には、税務調査を行う税務署(国税局)のほかに、会計監査を行う監査法人の存在も大きいです。監査法人も税務署と同様に、経費を認めるか認めないかの点では、いわば最後の番人です。

念のため、大手監査法人に長年勤務している友人の公認会計士に確認したところ、次のような答えが返ってきました。

「経費を判断するのに、レシートか手書きかなんて関係ないよね。むしろ、手書きの領収書のほうが怪しいんじゃないかな。」

手書きの領収書のほうが怪しい、とは一体全体どのような意味なのでしょうか。

手書きの領収書の大問題

手書きの領収書は、経理の観点、そしてコンプライアンスの観点からは問題あり、と言わざるを得ません。

まず、経理の観点からすれば、支出の中身が分からない手書きの領収書だけでは、経理処理ができないことがあります。領収書を見ただけでは、パソコン本体代なのか、消耗品代なのか、書籍代なのか、文房具代なのかなど、明細が分からないからです。

次に、会社のコンプライアンスの観点からすると、手書きの領収書はもっと大きな問題をはらんでいます。

レシートは個人的な支出との区別が付きにくいと一般に思われていますが、実際には、明細が無い手書きの領収書のほうが、個人的な支出が紛れ込んでいてもはるかにバレにくいです。

たとえば、接待で使ったレストランで社員が自分へのお土産代を含めたり、出張で泊まったホテルで自分への買い物や食事代を含めたりして領収書をもらっていても、摘要欄に「飲食代」「宿泊代」としか書いていないと、簡単には見抜けません。

また、手書きの領収書では、たとえば「0」を1つ増やすとか、「3」を「8」に変えるなど、数字の改ざんも可能です。

そのため、税務調査官や監査法人の会計士はむしろ手書きの領収書のほうこそ怪しいぞ、と目を付けているのです。

なぜ会社は手書きの領収書を求めるのか

「手書きの領収書をもらわないと、経費の精算をしてもらえない」という会社にお勤めの方もいらっしゃるでしょう。

税務署や監査法人がいくらオッケーでも、会社の経理部がノーというのでは是非もありません。ノーと言わないまでも、なるべく手書きの領収書を入手することを推奨している会社は、多く存在しているのが実情です。

会社がそのようなルールを設けているのには、様々な理由があるでしょう。ここでは、その理由として考えられるものをいくつか挙げて、その理由が妥当なのか検証してみます。

理由その1~レシートのイメージ

昔からよく言われているのは、レシートだと会社の経費なのか社員の個人的な支出なのかが分からない、これに対して、手書きの領収書だと宛名も書いてあるし、会社の経費であることが明確である、というものです。

平たく言うと「レシートだと、何となくプライベートっぽく見えるよね」というところでしょうか。

確かに、レシートの最大の欠点は 宛名書きが無いことです。レシートだと誰が支出したのか証明できないのです。

でもそれを言ったら、手書きの領収書も同じことです。店員は、領収書の宛名を書くのにいちいち本人確認などしません。単にお客さんに言われた通りに宛名を書いているだけです。その気になれば、10歳の子供が「○○株式会社」の宛名で領収書をもらうことだって可能でしょう。

理由その2~昔からの慣習の名残

今から何十年も前、今ほどレジの性能が良くなかった時代には、レシートには店名や品名の記載がろくになく、レシートだけでは領収書としての役割を果たせなかったものと推測されます。そこで、レシートとは別に手書きの領収書を正式な領収書としてもらう慣習が、おそらく出来上がっていったものと思われます。

この手書きの領収書をもらうビジネス慣習の名残が、そのまま今も続いているのではないでしょうか。

ただし現代では、レジをめぐる技術も相当発達しています。大半のレシートには、店名、電話番号、住所などが記載されているのはもちろんのこと、POSデータとリンクすることで品名や数量など、かなり詳細な情報がレシートには記載されています。

宛名が書いていないことを除けば、レシートに書かれている情報量のほうが、手書きの領収書よりもはるかに多いのは間違いありません。

理由その3~消費税改正時の混乱

十数年前に消費税が改正された頃の話です。会社や個人事業主は、宛名・品名・金額など決められた記載要件を満たす請求書や領収書をきちんと保存しなさい、という内容の改正がなされました。

この改正に関連して、金額の大小にかかわらず、宛名が書いてある領収書を必ずもらわなければならないという噂が、まことしやかに飛び交った時期がありました。その影響もあってか、手書きの領収書はとにかくもらわなければいけないものだと、いまだに信じている方も少なくないようです。

実際には消費税では、小売業、飲食業、写真業、旅行業、バス・タクシー、時間貸し駐車場など不特定多数を相手にする事業者への支払いについては、領収書に宛名が無くてもいいとされています。

つまり、デパート、家電量販店、文房具屋さん、レストラン、居酒屋などで経費を支払った場合には、金額にかかわらず、レシートさえもらっておけばまったく問題無いのです。

ちなみに、これらの店で仮に手書きの領収書をもらう際であっても、宛名を会社名ではなく「上様」にする、いわゆる上様領収書でも大丈夫です。そもそも法令上は、宛名は無くて構わないとされているわけですから。

さらに消費税では、上記の事業者への支払に限らず、支出金額が3万円未満の場合については、領収書もレシートも必要ないとされています。とはいえ、支払った事実が証明できるようなものは、やはり何かしらあったほうが望ましいのは言うまでもありません。

なお、所得税・法人税では、領収書に関して消費税のような細かい規定は置かれていません。支払いの事実がきちんと確認できればいいという運用を、所得税・法人税ではしているようです。

以上、会社が手書きの領収書の入手を推奨する理由には、妥当性が無くなりつつあるように感じます。

「領収書」をもらうのはそろそろ止めませんか

街なかのスーパーで、明らかに家族用の食材を買って、会社名で領収書をもらっている人をたまに見かけます。このように中身をわざと分からなくして、経費に紛れ込ませることが可能になってしまっているのが、現状なのかもしれません。

もし、やましいことが自分に無いのであれば、明細がきちんとわかるレシートのほうがはるかに好ましいです。

飲食費のレシートに、ビール代や日本酒代などが出ているからといって、経費にならないのではと心配する必要はありません。

今の法人税制では、社外接待費であれば1人当たり5千円までは経費になりますし、5千円を超えても50%は経費として認めてもらえるからです。

レシートで済む話なのに、手書きの領収書をわざわざもらうのは、紙資源、労力、時間の無駄使いにすぎません。

それにもし、将来の消費税増税の際に軽減税率が導入されたとすると、「消費税8%分○○円、消費税10%分○○円…」などと分けて、手書きの領収書に記載しなければならなくなります。

そうなったとしたら、日本全国で一体どれだけのの労力と時間が、手書きの領収書のために費やされることになるのでしょうか。

店のレジでお会計をしようと並んでいたら、前のお客がレシートの代わりに手書きの領収書をもらおうとしたために待たされた――。

そんな苦い経験を皆さんもお持ちのことと思います。無意味な手書きの領収書の入手は、忙しい現代人にとって「時間泥棒」と言っても過言ではないでしょう。

これを機に「領収書」をもらうのは、そろそろ止めてみませんか。