仕事のやる気を保つために。時間とタスクの「自己管理スキル」を身につける6つのヒント

人からあれこれ指図されるのが嫌いな人なら、やるべきことに主体的に取り組めるタイプの仕事は最高ですし、大きな満足感も得られます。 けれども、そうした自由を享受するためには、自分の仕事をきちんと管理しなければなりません。 そのために必要なのは、時間とタスクを管理するためのスキルです。ただそれは、必ずしも自然に獲得できるわけではありません。 この記事では、そうした管理スキルをしっかりと身に着け、自分の仕事をうまく管理できるようになる確実な方法をご紹介します。

1. カレンダーの利用を習慣づける

記憶だけを頼りにスケジュールを管理していては、ミスの連発を起こしかねません。 時間管理術をマスターするのにいちばん簡単なのは、すべてにおいてカレンダーを利用し、これを習慣づけることです。 「Outlook」や「Google カレンダー」など、巷にはカレンダーアプリがあふれています。また、タスクベースのプランナーのほうがいいという人には「Tweek」もあります。 カレンダーを利用する目的は、ミーティングや仕事、イベントなど、やらなければならないことは基本的にすべて、カレンダーに入れておけるところにあります。 忘れそうなことがあれば、カレンダーに追加しておきましょう。 必要事項はなるべく早い段階でカレンダーに書き込んでおいたほうがいいので、週のはじめにでも、そのための時間を確保してください。

2. メールをフォルダーにまとめて整理する

届いたメールを全部、受信トレイに入れっぱなしにしていると、混乱の元になります。後日、重要なメールを見つけ出さなくてはならなくなれば、なおさらです。 そんな事態を回避するためにも、メールはフォルダーできちんと整理しておきましょう。仕事内容に応じた専用フォルダーを作成しておけば、必要なメールをすぐに見つけられます。 たとえば、プロジェクト用フォルダー、プレスリリースとアップデート用フォルダー、チームメンバー用フォルダー、フォローアップが必要なメール用フォルダーといった具合です。 仕事関係のメールは削除しないほうがいいでしょう。もはや無関係に思えるメールが、今後もずっとそうだとは限らないからです。 わざわざメールを整理するメリットは、すぐには実感できないかもしれません。ですが、長い目で見れば、きっと仕事の把握に役立つはずです。