仕事のやる気を保つために。時間とタスクの「自己管理スキル」を身につける6つのヒント
5. タスクにうまく優先順位をつける
仕事を割り振ってくれる人がいない場合には、どのタスクを優先させなければならないのかを自分で見極めなければなりません。 ただ、これが非常に苦手な人はたくさんいます。 優先順位を決めるためには、ものごとを大局的に考えて、先の展開を予測しなければならないからです。 ありがたいことに、優先順位の判断に役立つ方法がいくつかあり、その効果は折り紙つきです。 タスクを「やらなければならない」「やるべき」「できそうならやってもいい」「やらなくていい」に分けるのを手伝ってくれるのがMoSCoWメソッドです。 段階的になっているこのアプローチを用いると、どのタスクが必須で、どのタスクが必須でないのかをきちんと把握できます。 アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを2x2のグリッド、つまり「緊急」「重要」「緊急ではない」「重要ではない」に分類するためのメソッドです。 たとえば、あるタスクが「緊急かつ重要」のボックスに入るのなら、いますぐやる必要があります。 反対に「緊急ではないし、重要ではない」に入るタスクは、とりあえず無視しても大丈夫です。
6. 反復タスクの時間を節約する
仕事時間の約25％は、反復タスクに費やされています。25％と言えばかなりの時間です。 たとえば、似通った内容のメールや報告書に文章を書くといった作業が反復タスクに該当しますが、こうしたことに時間を費やすのは非効率的です。 幸いにも、無料のChrome拡張機能「Magical - Text Expander」を使うと、そうしたルーチンワークを自動化できます。最大10個のショートカットを作成できるので、同じテキストを何度も繰り返し書く必要はありません。 ショートカット・トリガーは、文字と記号を組み合わせてつくることができます。トリガーを入力すると、必要なテキストが完全なかたちで自動生成されます。 たとえば「#report」と入力すると、レポートの概要がフル生成されるわけです。 あとは、該当するすべての細部を編集すれば完了ですよ！
