Yahoo!ニュース

事務のプロがミス防止と効率アップのために「是が非でもご紹介すべき!」と思った郵便物の開封法

オダギリ展子事務効率化コンサルタント

こんにちは。
事務効率化コンサルタントのオダギリ展子です。

私は、「ミスを未然に防ぐことができれば(それをリカバーするためのムダな時間が発生しないので)、業務が効率的になる」という自身の考えに基づいて、デスクワークの効率UPにつながる情報を発信しています。

では、早速ですが、アナタは郵便や社内便などで受け取った書類の一部を封筒の中に残したまま作業を進めてしまったことはないでしょうか?

すぐに気づけば良いのですが、大切な書類が入ったままゴミ箱に捨ててしまったりしては大変なことになってしまうでしょう。

今回は、そのようなことにならないように、私のかつての勤務先である特許事務所で「オキテ中のオキテ」となっていた、郵便物の開封方法をご紹介します。

地味な策ではありますが、この効果は絶大ですので、封筒に入った書類を取り扱う機会の多い方は試してみてはいかがでしょうか?

実際にすることは至って簡単で、開封する際に封筒の3辺をハサミでカットするだけ!

▲封筒の1辺をカットして書類を取り出した後、2辺目をカット
▲封筒の1辺をカットして書類を取り出した後、2辺目をカット

▲3辺目をカット
▲3辺目をカット

▲3辺のカット終了! 封筒を「1枚の紙の状態」にして初めて「残存物なしの確認ができたと見なして良い」となるのです
▲3辺のカット終了! 封筒を「1枚の紙の状態」にして初めて「残存物なしの確認ができたと見なして良い」となるのです

▲小型の封筒も然り!
▲小型の封筒も然り!

当時は黙々とオキテに従っていた私ですが、後に貿易事務の業務を担当した際に、社内便用に待機していた封筒の中に重要書類が入っていたのを見つけたときは、この方法は正しかったのだと改めて思い知らされました。

出典:
『ミスを防ぎ、仕事をスムーズにするオフィス事務の上手なすすめ方』(同文舘出版)


撮影:オダギリ展子



*最後までお読みいただき、ありがとうございました。
*「いいね」&「フォロー」いただけると励みになりますので、大歓迎です!

事務効率化コンサルタント

特許および貿易事務の業務に携わり、事務業務のリスクヘッジや効率化のノウハウを身につける。その結果、過去の担当者の月100時間を超える残業をゼロに! 皆様のデスクワークの効率UPにつながる情報を発信したいと思います。著書に『働くあなたにピッタリのモノが見つかる! スクールステーショナリーガイド BOOK』(学事出版)、『デスクワーク整理術』(三笠書房、知的生きかた文庫)、『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』、『デスクワーク&整理術のルールとマナー』(日本実業出版社)など。

オダギリ展子の最近の記事