こんにちは、事務効率化コンサルタントのオダギリ展子です。

私は、「ミスを未然に防ぐことができれば（それをリカバーするためのムダな時間が発生しないので）、業務が効率的になる」という自身の考えに基づいて、デスクワークの効率UPにつながる情報を発信しています。

今回は、私自身が、この数ヶ月間、どう管理したら良いか、と迷っていた中で見つかった、「流動性のある締め切りをストレスなく最適化し、確実に管理する方法」をご紹介します。

私は、事務効率化コンサルタントという肩書で活動していますが、実際は、執筆活動をメインに行っています。

ありがたいことに、数ヶ月ほど前に新規連載のお話を頂戴し、月にあと2本ほど記事を書かせていただけることになりました。

書くこと自体は好きなので、ココは手放しで喜ぶところなのですが、問題はその期限管理です。
他の業務との兼ね合いにもこれまで以上に注意を払う必要が出てくるでしょう。

でも、私は、あまり深く考えないで、これまで期限や締め切りをキチンと管理できるように備忘録として使ってきたカレンダーに今後の動向を書き加えて管理することにしました。

その結果、これまで「月4本」を目標に書いてきた記事はリリース日が自分でコントロール可能だったので、急ぎの仕事が入ったり、何らかの不具合が発生したりした場合は、その記事の締め切りを先延ばしにして、新しく加わった連載記事の締め切りには影響させないようにしていることがわかりました。

そして、残念なことに、前述のカレンダーは修正箇所が目立って、少々見苦しくなってしまうことも……。

こうした修正箇所は、履歴としてキチンと残すという手もあると思いますが、私としては、自分の部屋に飾るカレンダーですので、もう少しキレイに使いたいと思い、流動性のあるコラム記事の4件の締め切りと最初からほぼ固定のようなコラム記事2件の締め切りを別物として区別し、管理することにしたのです。

その際、メインに使うのは、ヤマト株式会社の貼ってはがせるテープ型フセン「メモックロールテープ」です。

以前もご紹介させていただいたので、見覚えのある方もいらっしゃるかもしれませんね！

▲「メモックロールテープ・カッター付」（ヤマト）

　　向かって左：RK-7CH-A 7mm×10m ライム＆レモン＆オレンジ＆ローズ

　　同右：RK-MCH-A レモン(25mm)＆ローズ(15mm)＆ライム(7mm)×10m

　　※本製品には2024年6月19日発売の7mm幅のテープがセットされています

では、その方法です。

１）テープに個々の情報を記入して、1ヶ月の予定を立てる

２）緊急案件など、他に優先すべき仕事が入ったりしたときは、スケジュールを調整し、該当するテープの貼付位置を修正する

自分としては、このように管理することで、

①毎月の予定がキチンと立てられる

②進捗状況が正しく把握できる

③達成感がより感じられる

ようにもなったと思います。


皆さんも、ご自分の締め切りのある案件の管理方法をいちど見直してみてはいかがでしょうか？

何か新しい発見があるかもしれませんよ！



※ヤマト株式会社に「メモックロールテープ・カッター付」「テープノクリップフセン」を提供いただきました。本記事制作にあたってはガイドラインに基づき公平中立に制作しています。



撮影：オダギリ展子

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