業務連絡のためにと、職場でグループLINEを作ることがあります。

しかし、このLINEグループがストレスになっているという声も。
「休みの日に通知がきてうざい」「どうでもいいことを送ってくる」「反応しないと気まずい」など、鬱陶しく感じることがあるようです。

そこでこの記事では、職場LINEをストレスなく使うための方法と、例文をご提案します。

上司（発起人）が、始めに使い方のガイドラインを告げる

グループを作る最初の段階で、上司など、グループ作成時の発起人が「このように使います」というガイドラインを伝えるといいでしょう。

LINEには「アナウンス」という機能があります。特定のメッセージをトップに固定して、いつでも確認できるようにする機能です。

ガイドラインをトップに固定しておけば、ひとりひとりの意識づけになります。

以下に、ガイドラインに設定するとよいことをご提案します。

１．既読後の、反応の仕方を決めておく

業務連絡を受けたら、どのように反応すればよいか、定めておきましょう。

お勧めは、返信不要。通知が最小限になります。

全員が読んだかを確認したい場合は、返信やスタンプではなく、リアクションボタンを活用するといいでしょう。

例えば、以下のようにガイドラインを伝えます。

「返信は不要です。
”承知しました”や”ありがとうございます”などのメッセージ・スタンプは、送らないでください。
全員に伝わったかを確認したいので、リアクションボタンだけ押してください。」

２．休日（業務時間外）の使用は、極力、控える

休日など、業務時間外の使用を、極力避けるように伝えましょう。

緊急連絡など、やむを得ない場合を除き、メッセージは送らないこと。

もし送らなければ場合は、以下のようにして、反応しなくてよいことを合わせて伝えるといいでしょう。

「休日など、業務時間外の利用は、極力、控えてください。

緊急の場合、用件のみを簡潔に伝え、返信不要としてください。」

３. 原則、個人間のやりとりは控える

グループ内では、個人間のやりとりを最小限にするように伝えましょう。

メールでいうCCのように、情報共有したいメンバーがいる場合のみ、利用するといいでしょう。

その場合、他のメンバーはそのやりとりになるべく加わらないことも、やりとりをスッキリさせるコツです。

「グループ内での、個人間のやりとりは、最小限にしてください。

ただし、内容の情報共有をしたい場合は、この限りではありません。」

４．仕事以外のメッセージを送らない

雑談のような、仕事以外のメッセージは送らないように促してください。

コミュニケーションという意味では、そうした一面も大切ですが、ここはそういう場ではないことも合わせて伝えておくとよいでしょう。

「雑談など、仕事以外のメッセージは送らないでください。このLINEは業務連絡のためのものとし、みなさんの負担を軽くするためです。
コミュニケーションは、他の場面でとってゆきましょう！」

参加者が気をつけること

読みやすく、簡潔なメッセージ

参加者も、メンバーへの思いやりを大切に。

読みやすく、簡潔なメッセージを送るといいでしょう。

・結論から伝える
・適宜、改行する

・要件により、箇条書きを利用する
・絵文字はほどほどに

別グループ作成は、慎重に

全体のグループLINEとは別に、特定のメンバーだけのグループを作る場合もあるでしょう。

ただし、作成の判断は慎重に。
そのグループでは秩序が無くなり、ストレスの元になってしまったり、誤送信など、トラブルの原因になることがあるからです。

もし別グループを作った場合でも、同様に、メンバーに負担をかけない配慮ができるといいですね。

以上、職場でのLINEグループを、ストレス無く使用する方法をご提案しました。

ご活用いただければ幸いです。