仕事相手を不快にさせたり、困らせたりする「電話対応」とは? ベテラン社員もやりがちな不適切な発言
電話とメールをうまく使い分けよう
電話は直接相手と話せるので、すぐに連絡をとりたいときや、相手の気持ちを直に確認したいときなどに便利です。それに対して、メールは場所や時間を選ばずに情報を共有できるツールとして、ビジネスでは今や必須の連絡手段となっています。 電話とメールはどちらが上ということはなく、相手の働き方や、タイミングに応じてうまく使い分けられるようになるのが大切です。 例えば、何かを念のために確認する場合、急ぎではないのに電話をかけると、相手の時間を奪ってしまいかえって迷惑になることもあるのでメールのほうが適しています。 逆に、急いで確認すべき場合、メールでは返事をもらうまでに時間がかかったり、文面だけでは真意がわからずにモヤモヤした気持ちになるということもあります。 メールの利点は、(1)相手の都合のよい時間に対応してもらえること、(2)口頭では複雑になる説明を文章でわかりやすく伝えられること、(3)記録として残せるので言った言わないというトラブルが起こりづらいということです。 ただし、無機質な文面になると相手に冷たい印象を与えてしまうので注意が必要。このように利点と欠点を意識して使うことで、ビジネスの効率がよくなり、相手に安心感を与えることができます。タイミングやわかりやすさを考慮して使い分けましょう。 北條久美子(ホウジョウクミコ) 東京外国語大学卒。ウェディング司会、研修講師を経て、2007年エイベックスグループホールディングス株式会社人事部にて教育担当に。2010年キャリアカウンセラー資格を取得し独立。現在は多数の企業や大学などで年間約2500人のマナーやコミュニケーション、キャリアのセミナーを行う人財育成のプロフェッショナルとして活躍中。著書に『ビジネスマナーの解剖図鑑』(エクスナレッジ)、『図解 仕事の基本 社会人1年生大全』(講談社)など多数。 北條久美子(人財育成コンサルタント)/イメージ画像:Shutterstock/イラスト:ひらのんさ 協力:新星出版社 Fun-Life! Book Bang編集部 新潮社
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