リーダーのセンスが問われる「会議のつくり方」。最高の段取りで進めるための5つの戦略

アメリカの平均的なオフィスワーカーは、勤務時間の37％をミーティングに費やしています。 さらに悪いことに、彼らは多くの場合、ミーティングへの参加は「自分の時間の有効活用になっていない」と報告しています。 『The Atlantic』の記事のなかで、Derek Thompson氏は「ミーティングを中心とした複合体が巨大化しており、現代社会における仕事の中心的なスキルとして、コミュニケーションが創造性を凌駕するようになってしまった」と述べています。 典型的なミーティングは、時間の浪費にすぎません。 議論に割く時間を合計するだけでは測りきれないほど、従業員の集中力を奪ってしまいます。 しかし、そこにはポジティブな面もあります。チームリーダーは、チームミーティングから、有意義な仕事の成果やコミュニティーを生み出す機会を手にしています。 きちんと計画し、そこに創造性を少し加えれば、チームメンバーが楽しみにするミーティングを開くことさえ、できるかもしれません。 というわけで今回は、より良いチームミーティングをリードするための5つの戦略を紹介します。

1. 明確なアジェンダを用意する

ミーティングの質を高めるための第一歩は、「ミーティングの目的を明確にすること」です。 ミーティングの主催者である自分自身の目的と、そこに参加するメンバーにとっての目的を明確にしましょう。 ミーティングのアジェンダ（議題）を用意するときは、まずは、そこに入れたいトピックをすべてリストアップします。 それから、容赦なく優先順位をつけていきましょう。入れたいもの全部を入れるのは難しいでしょうから、ミーティングの目的や参加者、タイミングに一番合うトピックを選ぶのがコツです。 アジェンダにトピックを追加するごとに、そこに注釈も入れるのもいい方法でしょう。たとえば、「ブレインストーミング」や「ディスカッション」「チームの足並みをそろえる」「判断を下す」「計画を立てる」「いっしょに学ぶ」といった具合です。 私は、各トピックの下に、質問を1つか2つ入れるやり方が好きです。 これらの質問は、（単に報告書を読むのでなく）ミーティングで話し合うことにした目的を明らかにするよう、設定されるべきです。さらに、出席者たちに、自分たちがこれから取り組む仕事のことを考えてもらうよう設定されるべきでもあります。 たとえば、理事会の会議についての計画を練っているとしましょう。アジェンダの下に書く質問では、直近のミーティングから考え、次の段階はどうなるのかを問うかもしれません。また、次のミーティングでは何に集中して取り組んでいきたいのか、という質問も良いでしょう。 ミーティングの目的や、重点を置く領域、アジェンダが決まったら、次は「誰が本当に出席する必要があるのか」を考えましょう。