意外と知らないAdobe Acrobatのあれこれ。PDFファイルにこんな使い方があったとは…

コミュニケーションのオンライン移行が進み、効率的に仕事を進めることが重視されている今、環境を問わずに情報を共有できるPDFファイルの重要性が改めて高まっています。 意外と知らないAdobe Acrobatのあれこれ。PDFファイルにこんな使い方があったとは… PDFの編集や管理を行なえるAdobe Acrobatは、業務でPDFを扱うためには欠かせないツール。その便利な使い方について、25年にわたってAdobe Acrobatに携わってきたAdobeデジタルメディア事業部 Document Cloud プロダクトマーケティングディレクターの山本晶子氏がメディア向け勉強会で語った内容をご紹介します。

1. Office文書を「きちんとPDF化」

WordやPowerPointなどのOffice文書をPDF化する手段はいろいろありますが、「きちんとしたPDF」を作成したいなら、Microsoft Office向けのアドイン「Acrobat PDFMaker」を使うのがおすすめ。 Acrobatの有料版を使っている場合にアドインがインストールされ、Wordなどのアプリ内に「Acrobat」タブが表示されます。 このタブ内の「PDFを作成」からPDF化することで、ページ内のしおりやウェブサイトのURLへのリンクといった構造がきちんと維持された状態のファイルを作成することができます。 さらに、タブ内の「環境設定」では、PDF変換の詳細な形式を選択したり、ファイルを開くときのパスワードの設定や編集を可能にするかどうかといった設定を行なったりも可能。長く使いたいファイルや、広く配布するファイルを作成する場合にも適しています。

2. 編集できないPDFを作成

「PDFファイルは編集できない」と誤解している人も意外と多いようですが、セキュリティ設定を行なっていないPDFの場合、AcrobatなどのPDF編集に対応したアプリケーションを使えば簡単に内容を書き換えることが可能です。 ほかの人が編集できないようにしたい場合は、権限の変更を行ないましょう。 1. まず「文書のプロパティ」内の「セキュリティ」タブにある「セキュリティ方法」で「パスワードによるセキュリティ」を選ぶ。 2. 次に表示される画面で「文書の印刷および編集を権限」の項目にチェックを入れ、「変更を許可」で「許可しない」に選択。パスワードを設定することで編集できないPDFをつくることができる。