今すぐ役立つ！メール返信や請求書テンプレなど、Google Workspace×Geminiの活用事例
【Googleドキュメント】既存ドキュメントからテンプレートを作成
ドキュメントについては、既存のファイルの内容を基に新しい文書を作成する使い方が便利だ。ここでは、過去の報告書のフォーマットを元に使い回しが可能なテンプレートを作成してみよう。 まず、作成済みの報告書を探すために、 Googleドライブに保存されている研修報告書のうち、作成日が一番新しいものを教えてください。 と指示する。 ここでは、作成日の最も新しい報告書を元にテンプレートを作ることにする。テンプレートには、入力者が迷わないように、記入すべき内容についての注釈もつけたい。 このドキュメントを元にテンプレートを作成してください。各入力項目には、カッコ書きで何を記入すべきかの注釈をつけてください。 と指示しよう。 テンプレートが出力された。この内容をGoogleドキュメントとして保存する場合は、出力結果下部の共有アイコンから「Googleドキュメントにエクスポート」を選べば良い。 既存のドキュメントを複製して、入力済みの内容を削除してテンプレートを作成する面倒な作業をすることなく、使い勝手の良いテンプレートが簡単に完成するのが魅力だ。
【スプレッドシート】関数入りのスプレッドシートを作成
スプレッドシートでは、数式や関数を入れたテンプレートの作成が可能だ。請求書のテンプレートを作りたい場合なら、まず、 スプレッドシートで請求書を作成する場合、どのような項目が必要ですか？ と質問する。 請求書に盛り込むべき項目の例が出力された。1回の指示で直接スプレッドシートを出力しようとすると意図した内容にならないケースが多いため、まずはこのように必要な項目の洗い出しを行うのが良い。 続いて、実際のテンプレートで使いたい項目を指定して、以下のように指示する。 「品目」「数量」「単価」「金額」を各列に配置し、それらの「小計」および、小計に対する「消費税」「合計金額」を計算する場合の表をスプレッドシートとして出力してください。 小計や消費税、合計金額を自動計算する数式の入った表が出力された。表の下部に表示されている「Googleスプレッドシートにエクスポート」をクリックすれば、スプレッドシートに出力できる。 スプレッドシート上でも、きちんと数式が入っていることが確認できる。数式入力を手動で行う必要がないので作成が非常に楽になる。 なお、ここで数式の入っていないスプレッドシートが出力されてしまった場合は、以下のような指示を行えば良い。 各行に「数量」「単価」を入力すると、各行の「金額」および、小計に対する「消費税」と、小計の金額に消費税を合計した「合計金額」が自動計算される数式を入れてください さらに、出力されたスプレッドシートに修正を加えることも可能だ。このテンプレートでは未入力行の金額欄に「0」の数字が表示されているが、ここは空白にしたほうが見栄えが良い。その場合は、 「単価」が未入力の場合に、その行の「金額」が空白となるようにスプレッドシートを修正してください。 のように、修正箇所を具体的に指示する。 「金額」欄に、未入力行を空白にするためのIF関数が追加された。2行目以降にもきちんと反映されている。あとはこれをエクスポートしてテンプレートとして使えば良い。 Geminiとスプレッドシートを使ったテンプレート作成のメリットは、いくらでもカスタマイズが可能な点にある。 今回試した請求書のような一般的な書式であれば、既存のテンプレートを簡単に探すことができるが、自社の状況に合わせた特殊な書式でテンプレートを作りたい場合、必要な数式や関数を自分で考えて入力しなければならない。 Geminiを使えば「何をしたいか」を指示するだけでスプレッドシートとして出力されるので、負担を大きく減らすことができる。
