Copilotで要約する

　資料が何十ページもあり読み込むのに時間がかかる上に要点がわからない、といったことは誰にも経験があるだろう。Copilotではチャット機能を使うことで既存のドキュメントの内容を要約することができ、ページが大量にある資料でも迅速に、かつ構造化して内容を要約することができて非常に便利である。 　下図は先ほど作成した営業報告書について要約してもらった例である。

Copilotに質問する

　Copilotでは要点以外にも文書内の内容を質問することができる。さらには開いている文書だけでなく、自身にアクセス権限のあるSharePointやOneDriveの中のファイルやWebページを基に回答してくれるため、色々なファイルを開いたり検索したりして情報を集める時間を短縮することができる。 　下図は先ほど作成した営業報告書で、営業先のM社が懸念していた事項を質問した例である。この文書内から該当部分を探して回答を生成しているほか、同じ内容ではあるものの営業報告書を作成する際にインプットにした訪問時のフィードバックメモのファイルも参照していることがわかる。

文章を表形式で視覚化

　Copilotではメモの内容を表形式で視覚化することができる。Excelを使うまでもないが、表にしてわかりやすく見せたいといった場合はこの機能は有効だろう。下図は4日間の売り上げのメモを表形式にした例である。 　CopilotをWordで活用する上でのポイントは、インプットするファイルを多く駆使して前提をできるだけ正確に伝えることにある。事前に収集した情報や作ってほしい文書の項目など、できる限りの情報をCopilotに与えてどのようなものを作りたいかCopilotにイメージさせることで、より品質の高いドラフト文書ができる。 　また、Copilotが生成した文書はあくまでドラフトであるということは忘れてはならない。生成された内容が不適切であったり不正確であったりしないか確認することは人間の責任だ。Copilotの提案を盲目的に受け入れるのではなく、それを参考として利用し、適宜修正を加えて最終化することが重要である。

本連載は、アクセンチュア データ＆AIグループが2024年4月に刊行した書籍『Microsoft Copilot for Microsoft 365活用大全』をもとに再構成し加筆したものです。