“残念な上司”が作る「会議資料」の特徴 ムダをなくす3つの改善策は
会議資料を一目見ただけで、その上司が「できる人」か「残念な人」かが分かる。そのように聞いたら、あなたはどう思うだろうか？ 【画像】良い資料の例（筆者作成） これは単なる感覚の話ではない。会議資料には、上司としての能力や姿勢が如実に表れるものだ。資料の質が高いか低いか。それだけで会議の生産性が変わり、組織全体の成果にも影響を与える。 なぜなら、会議資料は単なる情報の羅列ではなく、組織内コミュニケーションの重要な道具だからである。 組織マネジャーは自分の部署やチームで日ごろ使っている会議資料が本当に機能しているか、一度立ち止まって考えてみるべきだろう。資料の作り方一つで、組織の成果、生産性が劇的に変わることがあるのだから。 今回は、残念な「ムダ資料」に共通する3つの特徴と、その改善ポイントについても解説する。ムダ資料をなくし、組織全体の生産性を高めるヒントを知りたい方は、ぜひ最後まで読んでいただきたい。
ムダ資料3つの特徴とは？
残念な上司が作る「ムダ資料」には、3つの特徴がある。 1. 入力項目が多すぎる 2. 何が問題なのか一目で分からない 3. 上司が変わるたびに資料のフォーマットが変わる それでは、一つ一つ解説していこう。 入力項目が多すぎる 多くの上司は、自分が知りたい情報だけを反映した資料を作りたがる。 例えば何が問題なのか、どの施策が成功しているのか、進捗状況はどうか。これらの情報を知りたいがために、多くの項目を資料に盛り込んでしまう。 このように、多くの情報を求めた結果、資料が冗長になり、要点が分かりづらくなる。特にフリーフォーマットの資料の場合、具体性に欠ける内容になりがちである。 例えば「今月の売り上げが予算を下回った理由は何ですか？」といった問いに対し、部下が「多忙で十分な営業活動ができなかった」とだけ記載する場合がある。この曖昧（あいまい）な記述では、原因や具体的な改善策を見いだすことは困難である。 特に文章力が低い部下が作成した資料は、上司が読んでも内容が理解できず、会議中に説明を求めた結果、さらに混乱が生じることが多い。 何が問題なのか一目で分からない 残念な資料は、何が問題なのか一目で分からない。 文章がだらだらと書かれている、もしくは数字が羅列されているだけの場合、資料を読み解くために余計な労力が必要になる。これでは、資料が本来持つべき「建設的なコミュニケーションの道具」「意思決定を支援するツール」としての役割を果たせない。 例えば、異常値や課題がどこにあるのか、改善すべきポイントがどこなのかが分からない資料は、コミュニケーションを円滑にするどころか、かえって混乱を招く。 上司が変わるたびに資料のフォーマットが変わる 上司が変わるたびに資料の形式や内容が変更される。これは本当にマズい。組織全体のルールが確立されていない証拠である。 属人的な資料で運用されている組織では、上司が自身の好みに合わせて資料を変更し、前任者の形式を無視することが多い。 例えば新任のマネジャーが「このフォーマットは見づらいから変える」と言い、別の形式を導入する。この結果、過去のデータとの比較が困難になり、長期的な視点での分析や改善が難しくなる。 資料は、組織全体で一貫したルールに基づいて運用されるべきであり、上司個人の好みに依存するべきではない。
