タスクの優先順位にもう迷わない。「しなければ・したほうがよい・したい」で分類するテクニック

ToDoリストの優先順位をつけるのは、意外と面倒な作業。 今回ご紹介する「しなければ・したほうがよい・したい」で優先順位をつけるテクニックなら、簡単にToDoリストを整理できます。

「したい」を残しつつ、優先度で処理

このテクニックは、10年前にジェイ・シャーリー氏がつくり出したもの。 このブロガーは生産性を高めるだけではなく、日々を楽しむことも考慮したテクニックを考案しました。 作業を生産性や成果だけに基づいて優先づけをするのではなく、自分がやりたいことも考えてToDoリスト全体をまとめるのです。 「アジャイル・リザルト」の方法と同様、「しなければ・したほうがよい・したい」方式では、毎朝、少しの時間をとって1日の計画を立てます。 その日の計画を立てるために時間を設けることは、集中して仕事を進めていくうえで不可欠ですが、やる気を維持し、計画性を保つには目標も書き出しておく必要があります。 手帳（スマホのメモアプリでもOK）に3つの列をつくり、「しなければ・したほうがよい・したい」に分けます。 しなければその日にしなければならないこと（マスト）。 したほうがよい将来のためにやっておくべきだと思うもののうち、まだ手をつけていないこと。すぐにやらなくても特に大きな問題がないもの。 したい自分がしたいこと。当面の責任を負っている作業かどうかは気にしない。 リストを作成したら、「しなければ→したほうがよい→したい」の順に完了させていきます。 「しなければ」と「したほうがよい」をこなしていけば、「したい」ことを実行する余裕が生まれます。 また、「したいこと」というご褒美を残しておくことで、どうしても外せない作業を乗り切ろうとするモチベーションにもなるでしょう。

タスク管理以外にも応用が効く

この方法は、仕事から時間外の趣味まで、全体的な1日の計画を立てるのにピッタリです。さらに、毎日状況が変化する、特定のプロジェクトにも役立ってくれます。 今日の「したほうがよい」作業は、明日には「しなければ」ならない作業になっているかもしれません。毎朝、ToDoリストを組み直すのであれば、リストには可変性や柔軟性を残しておく必要があります。 また、この方法は、予算を考えるときにも応用できます。 給料を受け取る前や、買い物に出かける前に、購入しなければならないもの・購入したほうがよいもの・購入したいもののリストを用意しておくのです。 このように書き出されたリストを見るだけでも、何を買うかを決めるときによりよい判断ができるようになります。 実現可能で管理できる範囲に抑えるために、1日の中で、それぞれのリストに含める作業は3～4つにしておきましょう。 「しなければ」ならない活動が9つ、「したほうがよい」作業が7つもあれば、「したい」の列には辿り着けないはずです。それでは、このテクニックを使う意味がありません。 よく考えて、「しなければ、と言うほどでもない」と思ったら、自分自身にプレッシャーをかける必要はないので、「したほうがよい」リストに移してしまいましょう。 この方法は従来のToDoリストに少し楽しみを付け加え、ストレス軽減のために考えられたものなので、どの作業も「しなければ」いけないものだと捉えてしまうと効果を発揮できません。ご注意を。 ──2023年12月17日の記事を再編集のうえ、再掲しています。 訳：嶋谷和幸 Source: Jay Shirley