【ビジネスの極意】「平準化」とは？｜標準化との違い、ビジネスで重要な業務の平準化の進め方を解説
ビジネスで業務の平準化が重要視されている理由
平準化を進めることは企業にあらゆる恩恵をもたらします。ここからは、ビジネスで平準化が重要視されている理由を紹介します。 ◆業務の滞りを避けるため 昨今は変化が著しい時代に突入しているため、市場に合わせて企業も柔軟に変化し、他社に対して優位性を保たなければなりません。 平準化できていると業務の滞りを避けられるため、プロジェクトの進行が遅れることや、業務の目的を達成できなくなってしまう事態を防げます。平準化によって作業量を一定にすることで時間や効率のロスを解消し、スムーズに業務を遂行できるため、重要視されているのです。 ◆特定のメンバーに負荷をかけないため 企業のなかには仕事をこなすスピードが速かったり、引き受けやすい性格だったりして多くの仕事を抱える従業員がいます。業務量の偏りがあると社内の特定のメンバーに負担がかかってしまい、モチベーションの低下をまねきます。不平等感から退職を検討してしまうケースもあるでしょう。 不公平感をなくす手段として業務量を均一にすると、組織の人材流出を防ぐことにつながると考えられます。 ◆業務の質が安定するため 業務量が均一化されておらず従業員によって仕事が多すぎたり、逆に少なすぎたりする場合には、業務の質が安定しない可能性があります。 例えば、業務量が多い従業員は行うべきタスクが多すぎて業務に粗が出てしまったり、少なすぎると知識やスキルを使う場面が限定されて業務の質が上がらなかったりするでしょう。 平準化により業務量が均一化されると、特定の従業員のみが抱えていた業務のブラックボックス化が避けられ、業務の質が安定すると期待できます。
業務が平準化がされていない状態の例
平準化の必要性はわかっていても、自社が平準化できているのか、そうでない状態なのかがわからないという経営者もいるでしょう。ここからは、業務が平準化されていない状態の例を紹介します。 ◆従業員ごとに作業量が異なる 複数人で行う業務がある場合、従業員ごとに作業量に差が出てしまうケースがあります。そのような状況である場合、業務が平準化できているとはいえません。 平準化ができていない状況として、例えば、以下のようなケースが挙げられます。 ・仕事を処理するスピードが速い従業員に、より多くの仕事が与えられる ・チームの欠員により、一人に業務の引き継ぎが偏っている 作業の割り当ての仕組みやノウハウが整っておらず、わかる人・できる人にのみ業務を依頼するという流れが作られている場合、平準化されているとはいえません。 ◆時期によって作業量が異なる 飲食店やサービス業では「ニッパチの法則」と呼ばれる、2月と8月に商売が低迷して売上が下がるという流れがあります。 それ以外の業種でも、例えば、キャンペーン期間中や商品の入れ替え時に繁忙になるように、時期によって作業量が異なることも平準化できていない例のひとつです。 仮に業務量が増える時期がわかっているのであれば、その時期に外注で労働力を補う計画を立てられるでしょう。 ◆業務が属人化している 業務の属人化とは、特定の従業員しかわからない業務のフローやノウハウがある状態をいいます。 例えば、ある業務におけるすべての作業を一人の従業員が行っていると、その従業員が休んだ場合、作業を進めることができません。 また、他の人には所要時間や進捗状況、業務の品質がわからない状態であることも問題です。 特定の従業員しか進められないだけでなく、進捗が共有されていない業務があることも、平準化ができていない状態と判断できます。
