Gmailでメールの返信忘れ・見落としを防ぐ。絶対活用したい優秀すぎる機能5選

毎日、何十通ものメールを処理していると、返信を忘れてしまいませんか？ 返信忘れがないように、私はGmailの5つの機能を活用しています。 Gmailでメールの返信忘れ・見落としを防ぐ。絶対活用したい優秀すぎる機能5選 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 Gmailの返信を忘れがちな人 Gmailのメール管理・返信を効率化したい人

今日のワークハック：Gmailのおすすめ機能5選

1. 優先トレイを使う 返信を忘れないために一番大事なのは、受信トレイをきちんと整理することです。Gmailには、いくつかの受信トレイがありますが、「優先トレイ」が特に便利だと思います。 デフォルトでは、優先トレイはメールを「重要な未読メール」「スター付きメール」「その他のメール」の3つのセクションに分けます。 これによって、重要で未読のメールが最初に目に入り、その後スター付きのメール、最後にその他のメールを目にすることになります。 しかし、Gmailではこの設定を変更することが可能。 最初に重要な未読メール、その次に未読メール、スター付きメール、その他のメールが来るようにしましょう。 受信トレイを変更するには、 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選ぶ。 次に「受信トレイの種類」のドロップダウンメニューから「優先トレイ」を選ぶ。 「受信トレイのセクション」のところで、設定を好きなように変更する。 下にスクロールして「変更を保存」をクリックする。 2. メールをスヌーズする メールを開いても、すぐに返信できないときは、私は必ずスヌーズします。メールが受信トレイからなくなり、指定した時間にまた表示されるようになります。 メールをスヌーズするには、 メールを開いた状態で3つの点をクリックして、一番上にある「スヌーズ」を選ぶ。 もう一度メールを表示したい日時を選ぶ。 選んだ時間よりも前に返信できる場合は、左のサイドバーの「スヌーズ中」でメールを見ることができます。 3. メールをToDoリストに入れる メールのタスクを完了したり、詳細な返信を書いたりするには、そのメールを「ToDoリスト」に追加します。 これで、きちんとメールに返信をしたり、その内容を実行したりするだけでなく、ToDoリストも更新できるので、自分のタスクをさらに計画的にこなせます。 メールをGoogle ToDoリストに追加するには、3つの点をクリックして「ToDoリストに追加」を選択。 するとサイドバーが開き、タスクの名前と詳細を追加し、どのリストに追加するかを選択できます。締め切りの日時を設定するオプションもあります。 4. アクションの提案を有効にする 上記の方法を使えば、間違いなくメールに返信するのは忘れなくなりますが、それでも抜け落ちることがあります。そのときは「アクションの提案」の出番です。 アクションの提案を有効にすると、Gmailが返信していない重要なメールを検知して、自動的にリマインドしてくれます。同様に、送信したのに返信が来ていない場合は、フォローアップの提案もしてくれます。 アクションの提案を有効にするには、 「設定 ＞ 全般」に行き、「アクションの提案」のところまで下にスクロールする。 「返信するメールを提案 」と「フォローアップするメールを提案」のオプションの両方にチェックを入れる。 最後に下までスクロールして、「変更を保存」をクリックする。 注意： アクションの提案を受けるには、「スレッド表示」もONにしてください。これは「設定 ＞ 全般 ＞ スレッド表示」でONにできます。 5. デスクトップ通知を有効にする 重要なメールを見逃さないために便利なもう一つの機能は、デスクトップ通知を有効にすることです。 これを有効にすると、メールが来たら必ず通知を受け取ることになるので、すぐに返信できます。 デスクトップ通知を有効にするには、「設定 ＞ 全般 ＞ デスクトップ通知」に行き、「メール通知（新規メール）ON」を選びます。 上記のようなGmailの機能は、返答していないメールをリマインドしてくれますが、大事なメールを絶対に見逃したくない場合は、受信トレイをきちんと整理して管理することが重要です。 ＞＞「今日のワークハック」記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。 Original Article: I Never Forget to Respond to Emails Thanks to These 5 Gmail Features by MakeUseOf