相手への依頼の真剣度で言葉を使い分ける

【相手に意図が伝わる①】相手を「動かす」言葉を選ぶ メールで何かしてほしいことを伝えるとき、「ご協力いただけませんでしょうか」「ご確認いただけませんか」のような言い回しをしていないでしょうか。 相手に対する気遣いの気持ちから、こういった言い回しを使いたくなる気持ちはわかります。 しかしこうした言い回しでは、「するかしないかは、こちら次第」と相手が勘違いし、こちらの思った通りに動いてくれないかもしれません。そうなると、「何かをしてもらう」というメールの目的は達成できません。 もちろん、相手への配慮は大切で、人間関係にとって不可欠なことでもあります。ただ、仕事ができる人は、相手に動いてほしいときは、場面に応じて言葉を変えます。それによってこちらの真剣さが伝わったり、切迫感を演出したりすることができるのです。 「緊急ですのでお急ぎください」と「お手すきの際にご返信ください」では、相手の受けとる印象が大きく異なります。使い分けのフレーズを三段階でまとめたので、依頼の場面で活用してください。

メールの件名は具体的にする

【相手に意図が伝わる②】件名のつけ方 送信相手のメールボックスの中は様々なメールで溢れ、あなたの部下の送ったメールは埋もれているかもしれません。メールは開封されなければ返事はこないし、動いてももらえません。相手を動かすためにはまず、メールの開封を促す「具体的な件名」が重要です。 仕事ができる人は、「件名」を自分の言葉で工夫して「重要である」ことを示しています。つまり件名に、相手がメールの重要度や優先順位を判断するのに必要な情報を盛り込んでいるのです。 例えば、「お知らせ」「お願い」「ご報告」「ご相談」「ご確認」などの短い件名は、簡潔ですが言葉足らずになりがちです。件名だけだと「何の」がわからないので、相手も判断に困ります。 そこで、「通知」「依頼」「報告」「連絡」「相談」などに加え、「何を」までセットで書かせるようにしましょう。これにより、相手は重要度を意識しながら開封して処理することが可能となります。 また「～について」「～の件」などの件名も、「何をどうしたい」のか「何をどうしてほしい」のかがわからないので、「どうしてほしい」までセットで書かせるのが良いでしょう。 例えば、上図の一番下の件名のように具体的な件名に変えれば、端的に送り主の目的を伝えられるので、開封を促すだけでなく、迅速な反応を引き出すこともできます。