【1秒でも速く書く②】単語登録で楽を追求 仕事ができる人は「どうやったらキータッチの回数を減らして、より多くの文字が打ち込めるか」に頭を使っています。いかに入力で「楽をするか」を重視しているのです。 ここでいう「楽をする」とは、結果は変えずに、結果に行き着くまでのプロセスをより効率的にすること。そして彼らは、「楽をする」ために、「単語登録」を徹底的に行なっています。 上の図は、「単語登録のお勧めフレーズ」です。この単語登録機能を使うことで、少ないキータッチで、瞬時に頻繁に利用する言葉や表現を表示できるようになります。 同様に、「いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。」「引き続きよろしくお願いいたします。」のような定型文も、単語登録をしておくことで、メール処理の時間をかなり短縮できます。 仕事ができる人は、同じメール作業でも、そうやって時間を生み出し、「相手が不安になったり、うまく伝わらなかったりする箇所がないか」を見直すのです。仕事に使える時間には限りがあるからこそ、時間をかけるべきポイントを外させないようにしましょう。

【1秒でも速く書く③】テンプレートを利用する テンプレートは文章のひな形のことを指します。送る頻度の高いメール、決まりきった内容のメールは、テンプレートをそのまま使うだけで完璧なメールを作れるため、とても便利です。 次のような定型業務では、テンプレートが業務効率を格段にアップさせます。 ・問い合わせる ・問い合わせに返答する ・ファイルを送る（請求書や見積書、提案書など） ・日時を調整する ・商品を発送する ・返品方法を案内する ・キャンセルを受けつける ・仕事の結果を報告する（日報を送るなど） ・仕事の進捗を共有する（会議の議事録など） ただし、テンプレートが便利だからといって、常にテンプレートを使ってもいいのかというと、そうではありません。テンプレートは一定の型に沿ったものなので、個性がなく、機械的で事務的なものです。そのため、テンプレートを受けとった人は確実に「定型文だ」と見破ります。ぞんざいに扱われたと感じて、マイナスの印象を覚えるかもしれません。 ですから、場面や相手との関係を踏まえ、メールの内容やコミュニケーションの取り方を変えるべきときには、テンプレートを使わずに、個々に作成させたほうが良いでしょう。 仕事ができる人は、場面や相手ごとに、どちらのメールのほうがより効果的なのかを判断します。そして、情報伝達だけが目的の定型業務はテンプレートを利用する一方で、相手の説得など意思の疎通を図らなければいけないメールには、自分で考えた文章を書いています。