写真：窓の杜

◆ 重複データをチェック？ 抽出＆除外のテクニックも覚えておこう 　表に同じデータが存在しているかどうかの確認は基本的な処理ですよね。重複のチェックとして、ひとまとめに扱われることが多いですが、チェックするだけなのか、それとも重複するデータのみを取り出したいのか、重複データを削除して一意に整えたいのかによって操作が変わってきます。 【画像】例えば「飯塚 はるか」や「五十嵐 杏」が重複しています 　以下は氏名とメールアドレスをまとめた表です。例えば「飯塚 はるか」や「五十嵐 杏」が重複していることがわかります。 　実務では、このような単純な表ではなく列数や行数が多いはずです。手作業で削除したり、抽出したりするのは現実的ではありませんよね。 　また、氏名の重複は問題ないが、メールアドレスの重複は不可だったり、氏名と電話番号の組み合わせで重複を判断したりするなど、運用方針によって“重複”の定義は変わってきますよね。今回は重複データの扱い方をまとめておさらいしておきましょう。 ■ 重複をチェックする 　重複データのチェックには、COUNTIF関数を使った定番の方法があります。引数［範囲］は、表の高さに合わせたセル範囲を指定しても構いませんが、列全体を指定するほうが簡単です。［検索条件］には比較する1つのセルを指定します。 　対象の列に、そのセルの値がいくつあるかどうかを数えることで、重複しているかどうかを判断します。結果が「1」であれば重複なし、「2」以上なら重複していると判断できます。 　複数列で重複しているかどうかをチェックしたい場合は、作業列を用意して「&」で連結した結果を表示しておきます。あとは上記と同様にCOUNTIF関数でチェック可能です。 ■ 重複しているデータだけを取り出す 　重複しているデータだけを取り出して、状況を把握したいこともありますよね。フィルターを設定して、上記の方法で求めたCOUNTIF関数の結果が「2」以上のデータに絞り込みます。 　データによっては「3」や「4」となることもあるので、“2以上”のデータに絞り込むことがポイントです。絞り込んだ後はコピペすれば、重複しているデータのみを取り出せます。 ■ 重複データを取り除く① 　元の表を残したまま、重複データを取り除いた結果を表示する場合は、UNIQUE関数を使います。ただし、UNIQUE関数の引数［配列］に複数の列を指定した場合、すべての列を組み合わせて重複が判定されます。例えば、以下の例では、［No］列に重複はないため、元の表と同じ結果になります。 　比較したいセル範囲、例えば氏名とメールアドレスの組み合わせで重複を取り除くなら「=UNIQUE(B2:C31)」のように入力します。 　［No］列の情報が必要な場合は、XLOOKUP関数を使うといいでしょう。UNIQUE関数を使って、重複データは取り除いてあるので、氏名を検索キーとして「=XLOOKUP(F2,B:B,A:A)」のように入力します。 ■ 重複データを取り除く② 　［重複の削除］の機能を使った重複データの削除もおすすめです。ただし、元の表を書き換えてしまうため、作業用にコピーしてから操作することをおすすめします。 ■ 重複チェックの定番テクを覚えておこう 　「重複チェック」と言っても目的によって操作は変わります。意図通りの処理ができるように定番のテクニックを覚えておきましょう。