先輩社員「報告は大切だよ。必ずやってね」→新人社員「？？」…経験の浅い新人社員にも高確率で響く〈上手い伝え方〉

ビジネスパーソンとして業務経験を積むなかで、避けて通れないのが、新人社員や後輩社員への指導。なかなか言いたいことがうまく伝わらず、不安になったことがある人も多いのではないでしょうか?　新人社員に業務を教えたり、指示したりする際、正確に伝えるために意識しておきたいポイントについて、JMAM「基本能力研究会」の著書『新人指導の教科書』（日本能率協会マネジメントセンター）より、詳しくみていきましょう。 都道府県「大学（学部）進学率」ランキング…〈令和5年度 学校基本調査〉

伝わらないのは「伝え方」の問題

新人を指導する場合に限らず、対面コミュニケーションで、「伝えたいことを伝える」手段の中心になるのが“話す”です。「自分は話すのが下手だから、教えるのが下手だ」と落ち込む必要はありません。話し方や使う言葉に少し注意するだけで、おおいに違ってくるものだからです。 話し手と聞き手の間には、いくつかのフィルターがあります。たとえば、知識や経験、立場の違い、相互の信頼の度合い、好き嫌いの感情などがそうです。よい話し手は、相手との間にあるフィルターを的確に把握して、相手に理解できるように話ができる人です。 たとえば、「まず、相見積りを取るように」と指示しても、「相見積りって何だろう」と新人の思考がそこでストップしてしまったら、その後のあなたの話が頭に入ってこないでしょう。 ビジネスでは、正確に伝えることがもっとも大切です。新人を指導する際は、つぎのことに留意してください。 留意点(1)　使う言葉を選ぶ 専門用語や職場用語は、相手に合わせて翻訳する必要があります。教える側が「知っていて当然」という態度で使ってしまうと、教わる側はその用語の意味について質問しづらいものです。 留意点(2)　正確な表現を心がける たとえば、「もう少し早く」のような表現は、受け止め方が人それぞれで、軽く受け流す人もいれば、必要以上に深刻に考える人もいます。このようなあいまいな表現で指示を出されたのでは、新人も求められた動きをとりづらくなってしまいます。何を求めているかを正確に表現するように心がけましょう。 正確な表現を行うコツは、実例を引用したり、データを示したりして、より具体的に表現することです。コストや時間、仕事量などの目標を与える場合も、数値化して示すのが基本です。 留意点(3)　話す限界を認識する 微妙な動きや複雑な内容を言葉だけで伝えるには限界があります。話して伝えられることには限界があることを認識したうえで、「どうすれば、もっとよくわかってもらえるだろうか」と考えることが大切です。 具体的には、ノンバーバル・コミュニケーションや図表、映像など、他の表現手段を効果的に取り入れるとよいでしょう。 留意点(4)　相手の理解を確かめる 話した内容が正確に相手に理解されているかどうかは、話した内容を何回かに区切って、質問し確認することによってわかります。「ここまで理解できた?」と、イエス・ノーで答えさせるだけではなく、話した内容の要点を簡潔に答えさせましょう。