【毎日書評】仕事の速い人がやっている「タスクみじん切り時短術」細かく分ける5つのメリットは？

個人・法人のクライアントを相手にした国際エグゼクティブコーチ／企業研修講師として活動しているという『結果を出してサクッと帰る 神速時短』（ヴィランティ 牧野祝子 著、すばる舎）の著者は、「時間がない」と悩む方と接する機会がとても多いのだそうです。 とはいえ、かつては自身も同じように、時間に関する悩みを抱えていたのだとか。 そのため悩む時期も多かったようですが、そんななかで衝撃を受けたのは、“仕事では圧倒的な成果を出しつつ、プライベートも存分に楽しむグローバル企業のリーダーたち”の姿。 そこで、そうした方々のあり方に学んでいった結果、「仕事における時間の使い方」についての疑問を解き明かすことができたというのです。 「ひとりで仕事を抱え込み悩む時間を極限までなくし、周りを巻き込んで行動していく」 これが、彼ら・彼女らにあって、私たちにない働き方だったのです。 そして、さらに分析を進めると、この働き方は「開示→選択→決断→行動」という4つのプロセスに分けられ、それを「サイクル」のように回していることがわかりました。 私は密かに、これを「世界水準の『神速時短サイクル』」と名付けて、自分の働き方にも取り入れてみることにしました。（「はじめに」より） その結果、時間を有効活用できるようになり、数年前に起業してからはコーチング事業で多くの個人・法人の顧客を抱えることに。さらにはプライベートも充実したのだそうです。 そこで本書においては、自身がグローバルリーダーたちから学んだ「世界水準の『神速時短サイクル』」を体系化し、実践しやすい時短術として紹介しているわけです。 きょうは第5章「[行動]人を巻き込み最短で結果を出す」のなかかた、「タスクみじん切り時短術」をご紹介したいと思います。

仕事は塊だから大きく見える

「大事なプレゼンの資料を用意しなければならないのに、終わるかどうか不安で、結局はまったく進んでいない」 こうした壁にぶち当たってしまうことは、誰にでもあるものではないでしょうか。大事で大きなタスクであればあるほど、精神的にも構えてしまいがち。そのため、なかなか手をつけられないうちに、ただ時間だけが過ぎていってしまうわけです。 しかし、そんなときは「タスクみじん切り時短術」が役に立つそうです。プロジェクトやプレゼンテーション資料の作成などの大きなタスクを、限りなく小さなステップに分割し、少ない時間でも着実に進めていくという方法。 必要以上に大きく見えてしまうタスクも、「みじん切り」にすれば、それほど恐ろしくないタスクになるというわけです。 たとえば、「大切なプレゼンテーションの資料をつくる」というタスクがあるとしましょう。そんなとき、「失敗できない」「でも、うまくいかなかったらどうしよう」というようにネガティブなことばかり考えていたのでは、プレッシャーに押しつぶされてしまっても当然。 そこで、みじん切りにしてみるのです。 ・プレゼン資料の流れと、それぞれのセクションの内容を考える ・同僚や上司から意見をもらう ・それぞれのセクションに入れるデータや情報をまとめる ・自分で持っていない情報は、調べたり、他部署から手に入れる ・プレゼン前に同僚や上司などから第三者的な意見をもらう （173ページより） このようにすれば、大きなタスクも「やっぱりここは苦手」というものと、「これならできるかも」と思えるものに分けられるわけです。（171ページより）