そんなときは「ここまでなら可能です」と言い換えてみましょう。否定を、肯定という真逆の表現に変換するイメージです。まず大前提として協力したいのです、という意思表示になります。また、具体的な範囲や条件を示すことで、相手はあなたがどれだけ忙しいのか、どういう状況なのかを理解できるようになります。 　プロジェクトのスケジュール調整を依頼されたとしましょう。「そのスケジュールは無理です」と単に断るのではなく、「この期間まででよければ対応可能です」と具体的な範囲を示すことで、相手はどうするべきか前向きに検討することができます。どの条件が変われば引き受けることができるのか交渉を持ちかけてもいいでしょう。

　大切なのは、相手に対する尊重と協力の姿勢を示すことです。もし条件が折り合わなかったとしても、相手はあなたのプロフェッショナリズムと柔軟さを評価し、信頼を寄せるようになるでしょう。 今忙しいんです→今週は時間が取れませんが、来週以降でしたら 　「今忙しいんです」というのは断りのシーンで使われるフレーズナンバーワンかもしれません。どうしても無骨で拒絶の印象が出てしまいます。このような伝え方では、相手が共感する隙もありません。その結果、雑に断られてしまったという感覚になってしまい、相手との関係がぎくしゃくしてしまうことすらありえます。

　「今週は時間が取れませんが、来週以降でしたら対応できます」という表現は、具体的なタイミングを示すことで相手に対して柔軟性と協力の意思を伝える方法です。相手に対して具体的なスケジュールを提示しているので、対話を止めることもありません。 　新しい案件の依頼があったとき「今忙しいんで」と断る代わりに、「今週は会議やプロジェクトが立て込んでいて難しいですが、来週の月曜日なら参加可能です」と伝えてみましょう。

　代案を示すことで、相手に対して配慮や尊重の姿勢も伝わります。具体的な予定であればあるほど、相手はあなたが自分の依頼を真剣に考えているという印象を受け、信頼感も高まります。 　忘れてはいけないポイントがもう一つ。代案だけを伝えないことです。「来週月曜なら大丈夫ですよ」と伝えたとします。これでは今どんな案件でどれほど忙しいのかが伝わりません。状況を的確に伝えることは、断る前の下ごしらえのようなものです。