なくす、まとめる、入れ替える、簡素化する……業務カイゼンの秘密兵器「ECRSの4原則」
生成AIやデジタル機能の進化、ペーパーレスによって仕事にかける労力は軽減されるはずなのに、なぜかタスクが終わらない……。そんな悩みを抱えるビジネスパーソンは、多いのではないでしょうか。トヨタグループのデンソーで徹底的に仕事の「ムダ」を減らし、「成果」を最大化する仕事術を学んだ森琢也氏によるカイゼン術の2回目。 【ポイントまとめ】これが「ECRSの4原則」 ※本記事は『トヨタで学んだハイブリッド仕事術』（森琢也著、青春出版社）の一部を抜粋・再編集したものです （森琢也:株式会社クック・ビジネスラボ代表取締役、中小企業診断士） ■ 業務カイゼンの秘密兵器「ECRSの原則」 ムダを見つけ出すことができたとしても、それだけでカイゼンが進むとは限りません。例えば、会議の議事録や業務報告書など書類の作成に時間がかかりすぎて、他の業務が進まないという悩みや相談はよく耳にします。 「書類作成に時間がかかりすぎている」というムダを発見するまではできても、カイゼン検討を進めると、多くの方が「その作業に不慣れなことが原因だ、回数をこなして議事録や業務報告書の作成に慣れてくれば作業時間を短縮できる」と安易に考えてしまいがちです。 これでは成り行きまかせで、いつまでたっても成果は出ません。 どうすれば適切なカイゼン策を見つけ出せるのか。実は、カイゼン検討の王道ノウハウがあります。それが以下で表にした「ECRS（イクルス）の4原則」です。 それでは、議事録作成のカイゼン策を「ECRSの4原則」で一緒に考えてみましょう。
■ まずは「マジメ×手抜き」の発想で作業を見つめ直す このECRSの4原則では、まずはその作業を「Eliminate =なくす」ことから考え始めるのがポイントです。1回目で提示した「マジメ×手抜き」の発想も用いて、議事録の作成そのものをなくせないかという観点から検討を始めましょう。 2つめの「Combine =まとめる」とは、複数の作業をまとめることでムダを減らせないかを検討するということです。 会議では記録用に録画・録音をしていたり、会議中にホワイトボードにポイントを書き出したり、あるいは重要事項ごとに投影資料を示して説明したりすることもあるでしょう。それらを「まとめて」しまうことで議事録として流用できないか、議事録を代替できないかを考えることでカイゼンを検討します。 「マジメ×手抜き」の発想では、作業のムダをなくすことで生じるリスクを最低2つ以上挙げて、その対策を検討することが大切です。議事録をただなくしてしまうだけでは、会議出席者も出席しなかった人たちも含めて、会議の内容を共有することが難しくなってしまいます。 そのリスクを回避するためにも、ただ「なくす」ことが難しい作業のムダに対しては、それに関連する複数の作業を「まとめる」ことでムダを減らせないかを検討することも有効な対策です。 3つめの「Rearrange =順序替え」では、作業の順番を変えることでムダを省けないかを検討します。
