多くの人が分かっていない「問題と課題の違い」とは? 組織マネジャーが理解すべき用語解説
問題と課題の違いを分からない組織マネジャーがいる。
組織の問題を解決するには、問題と課題の違いを正しく捉えることが重要だ。意外と勘違いしている人が多いので、しっかりと確認しておこう。
■問題と課題の違い
問題と課題は違う。何が違うのか?
・問題 → 理想と現実のギャップ
・課題 → 問題を解決するために〝現実的に取り組めるテーマ〟
ポイントは、現実的に取り組める課題を設定することだ。その課題設定をして理想(あるべき姿)に近づけていく。そのためにも問題発見と、課題設定スキルが大事だ。
■問題解決に対する誤解
今回最も伝えたいこと。それが、あるべき姿と現実とのギャップを埋める唯一無二の解決策はない、ということだ。
たとえば、
「現在は60点しかとれない英語のテストで、80点をとるにはどうしたらいいか?」
と質問する人がいる。しかしたった一つの具体策で80点をとれるとは限らない。だから以下のように、課題を設定するのだ。
・課題(1):リスニングの強化
・課題(2):文法の勉強のやり直し
・課題(3):高1で習った単語の復習
このように、現実的にとり得るテーマ(課題)を設定し、一つ一つに期限と目標を設定して、課題解決していくのだ。
・課題(1):リスニングの強化 → 3カ月後までに毎朝20分の練習
・課題(2):文法の勉強のやり直し → 週に1回、文法のテキスト3ページ復習
・課題(3):高1で習った単語の復習 → 2カ月後までに毎日単語を10個暗記する
このように課題ごとに具体策を考え、PDCAサイクルを回していくのだ。
■課題設定がズレすぎると投資対効果が落ちる
問題解決するための課題をどう設定するか? 常に気を配らなければならない視点である。
課題設定は少しぐらいズレてもいい。だが、あまりにズレすぎると投資対効果が著しく落ちる。試行錯誤を繰り返し、いかにこのズレを減らすか。常に創意工夫が必要だ。
たとえば英語のテストで80点をとるために、
・課題(1):ハリウッド映画を日本語字幕なしで観る
・課題(2):英語を話す友人を作る
本当に効果が見込める課題を設定しているかどうか、しっかりと確認しよう。問題解決するための課題のはずなのに、そちらのほうが目的になってしまうケースがある。
とくにDX時代だ。情報システム化は気を付けたほうがいい。DX等の流行り言葉に振り回される前に、もっと解決しやすい課題はないか? と、常に自問自答するクセをつけよう。
■課題設定3つのポイント
問題解決するための課題は、以下3つのポイントを考慮しながら検証する。
(1)少しぐらいズレてもいい
(2)複数ある
(3)少しぐらい手段の目的化になってもいい
そして課題には設定しない部分も、細かな創意工夫が必要だということを忘れてはならない。
■マネジメントサイクルの回し方
問題解決するための課題設定をしたら、高速にマネジメントサイクルを回す。そして本当に「あるべき姿」に近づいているかを定期的に検証する(グラフ化を推奨する)。
そうでないと「自己満足の課題設定」「手段の目的化」を防げない。対策をしても、まるで問題解決しない人・組織は、この点を常にチェックすべきである。
<参考となる動画>