Notionあきらめた人、集合。使うハードルを下げるシンプルで簡単な6つの機能

筆者は最初、シンプルなメモアプリとしてNotionを使いはじめましたが、すぐに手に負えないタスクリストを管理するための相棒へと進化しました。 Notionあきらめた人、集合。使うハードルを下げるシンプルで簡単な6つの機能 単にナレッジベースとして使っていたものが、やがて生産性を劇的に向上させる強力なツールへと変貌を遂げたのです。 今回は、仕事量がどんなに増えても、すべてを把握し続けられるために、私が実際に使っている機能とその使い方を紹介します。

1. データベースでプロジェクトとタスクを整理

膨大なタスクのリストを扱うときは、効率的に整理するためにNotionのデータベースを作成するのがいいです。 ワークスペース内のすべてのプロジェクト用に1つのデータベースを作成し、それぞれのタスク用にもう1つのデータベースを作成します。 その後、必要なプロパティ（例：名前、期限、ステータス、担当者）を追加し、関連するデータを入力します。 データベースがもっとも便利だと思う点は、「リレーション」プロパティを使ってリンクできること。これにより、タスクをそれぞれのプロジェクトに関連づけて、追跡や分類がしやすくなり、並べ替えやフィルタリングも簡単です。

2. フィルターで作業負荷を管理

データベースの便利な点のひとつは、特定の条件に基づいてタスクを簡単にフィルタリングできること。これを活用して、重要なタスクに集中し、作業負荷を効果的に管理しています。 たとえば、タスクデータベースにビューを作成し、プロパティに基づいたフィルターを追加。これにより、優先度やプロジェクトから、特定のプロジェクトに属する高優先度のタスクを表示することができます。 さらに、日付フィルターを追加して、特定の日に締め切りがあるタスクを確認することもできます。 また、特定のプロパティに基づいてタスクを昇順または降順に簡単に並べ替えることができます。これは、優先度や日付などの基準に基づいてタスクを整理する際に役立ち、何に集中すべきかを把握するのに便利。

3. ステータスでタスクを追跡

膨大なタスクリストを抱えているときは、「ステータス」プロパティを使って、タスクに「計画中」「未着手」「進行中」「レビュー中」「完了」などのラベル付けが可能。 こうすることで、タスクのステータスを一目で確認でき、作業を進めやすくなります。 ステータスを活用する理由の1つは、「完了」ステータスに基づいて、タスクの完了を追跡できるから。 これはリンクされたデータベースで簡単に設定可能。プロジェクトデータベースにロールアッププロパティを追加し、それを「完了」と名前を変え、すべての完了したタスクを集計してパーセンテージバーとして表示させます。 これにより、プロジェクトの完了にどれくらい近づいているかを把握でき、バーの進行状況を見ることでモチベーションを維持できますよ。