Googleスプレッドシートに「テーブル機能」登場！ しかもワンクリックで超簡単【今日のワークハック】
豊富なテンプレートが用意されている
次に、新規のテーブルを作成する方法を見ていきましょう。 まず、メニューバーの「挿入」から「表」をクリックします。 するとウィンドウの右側にサイドメニューが開き、カテゴリー別に仕分けされたテンプレート一覧が出てきます。 もちろん、テンプレートは後で自由に編集できますので、作りたいデータベースに最も近いと思われるものを適当に選べばOKです。 上の画像は、あるイベントで使用する各種アイテムを製作、配布するためのタスク管理表を作ってみた様子。 このテーブルを使って、さらに深堀りしてみましょう。
タスク管理の並び替えも簡単に
ところで、上の状態でもすでに使いやすい表になっているのは、見てのとおり。 たとえば「開始日」列にソートをかければ、タスクが着手すべき順番に並べ替えられ、それぞれの着手日が確認できます。 ところが「Googleスプレッドシート」のテーブル機能なら、作業効率がいい表にアレンジできます。 タスク管理の効率をアップする タイトル行の右側に「ビューボタン」がありますので、ここをクリックしましょう。 開いたコンテクストメニューの中にある「グループ化ビューを作成」から「開始日」を選択してみます。 すると、上の状態に。日付別に整理整頓されたToDoリストのように表示されました。 この見やすさが、どれほどタスク管理の効率を上げてくれるかについては、あえて語るまでもないでしょう。 ここで選択したグループビューは、右上に出現する「ビューを保存」ボタンをクリックしておけば、次からは「ビューボタン」から展開されるダイヤログ内にメニューとして追加されるので、手間を減らすことができます。 ちなみに、チームでこのテーブルを共有している場合に、この「グループ化ビューを作成」を設定しても、ほかのメンバーには影響を与えません。 つまり、上の画像で右の状態に見えているのは自分だけで、ほかのメンバーは元の状態、あるいは各メンバーが各自で設定した「グループ化ビュー」の状態で見られるということです。 添付ファイルのプレビュー機能 もうひとつ、クラウドアプリである「Googleスプレッドシート」らしい機能も紹介しておきましょう。 テーブル内には、Googleドライブにアップロードされているファイルを貼りつけることができるのですが、このファイルは、マウスオーバーするだけでプレビュー表示されます。 つまり、貼られたファイルが写真やグラフなどの場合、いちいちファイルを開くことなく中身を確認することができるので、効率アップにつながります。 スマートチップ（作業効率補助）機能 また、スマートチップも見逃せない機能です。 たとえば日付を入力するセルなら、クリックするだけで入力できるようにカレンダー表示を開いてくれたり、データベースの内容によってグラフ作成を提案してくれたりと、スマートに補助をしてくれます。 ＠に続いてコマンドを入力することで、セル内にスマートチップを挿入することもできますので、うまく使いこなして、さらに作業効率をアップさせましょう。 以上、主だった機能のみピックアップしましたが、まだまだ紹介しきれていない機能も満載。 さすがに、本家Excelのテーブル機能と比べると劣る部分も散見されますし、ほとんど互換性がないという問題もありますが、「Googleスプレッドシート」は無料で使えるクラウドアプリだという点を忘れてはいけません。 Excelか、Googleスプレッドシートかという二者択一ではなく、両方を使い分けるメリットは大きいと思います。 ぜひ、試してみていただければ。 今日のワークハック記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
田中宏和
