会議中にスマホが鳴ってはまずい

【それ間違いかも？ビジネスマナー常識チェック】#90 　電話応対編（14） 　　◇　　◇　　◇ 【写真】「ここ→こちら」「ちょっと→少々」同じ意味でもプライベートと仕事の場では使う言葉が変わる 　前回は、携帯電話やスマートフォンの基本的なルールの確認、およびビジネスシーンで気を付けたいマナーについてみていきました。今回はその続きです。 ■ビジネスシーン ③メモの用意と見直し ●固定電話と同じように、相手の携帯電話にかけるときも、話の要点をすぐに書き込めるよう、メモとペンを手元に用意しておきましょう。 ●外出の際は、カバンの取り出しやすい場所に筆記用具を入れておき、電話を受けたときにすぐメモが取れるよう準備しておきます。 ●電話が終わったらメモの内容を見直し、曖昧な点があれば整理して補足しておきましょう。記憶が新しいうちに見直すことで記録の不備を防ぎ、後から確認がしやすくなります。 ④紛失や盗難へのリスク管理 　ビジネスで利用する携帯電話やスマートフォンには、顧客情報や業務に関する重要なデータが多く含まれており、紛失すると個人情報の漏洩や会社の信用に関わるリスクが発生します。そのため、次のようなリスク管理が必要です。 ●端末には必ずパスコードや指紋認証、顔認証などのセキュリティー機能を設定しておきましょう。 ●出張や外出の際は、携帯電話が手元にあることを確認し、持ち歩く際も落とさないように注意しましょう。 ●置き忘れ防止のため、打ち合わせや会食の場では、テーブルに置きっぱなしにせず、常にカバンやポケットなど決まった場所に入れる習慣をつけましょう。 　続いて、シーン別の具体的なマナーをみていきましょう。 ■会議や商談中 　会議や商談中に携帯電話が鳴ると、会話の流れが止まり、他の参加者に不快な思いをさせてしまいます。会議や商談をスムーズに進めるために、次のことを心がけましょう。 ①音や通知への配慮 ●通知音が鳴らないようにマナーモードに設定します。振動音が気になる場面では、サイレントモードにするか、電源を切っておくことも配慮の一環です。 ②緊急の用件で電話がかかってくる可能性がある場合 　やむを得ず重要な電話がかかってくる可能性があり電源を切ることができないケースもあるでしょう。その際は、事前に参加者にその旨を伝え、許可をもらっておくとよいでしょう。 「大変申し訳ありませんが、会議中に緊急の電話が入る可能性があります」 　電話がかかってきたら、 「失礼いたします」 　と一声かけてから、速やかに退出して対応しましょう。 （金森たかこ／マナー講師）