言語化が苦手な人必見！言語化力を上げるための「3つのステップ」【プロが解説】
Step2：「具体化力」を鍛える
「具体化」とは、言葉の解像度を上げることです。言葉の解像度が高ければ、相手にわかりやすく、かつ的確に物事が伝わります。 解像度を上げて物事を伝えるには、具体的な情報を3つ以上含めるのが有効。これにより伝えたいことと、相手が受け取ることのズレが減り、コミュニケーションにおける誤解が生まれにくくなります。 その際に有効なのが、5W3Hを活用する方法。 5W3Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How many（どのくらい）」「How much（いくら）」で情報をわかりやすく伝える基本です。 相手に何か伝えたり報告したりしたときに、「それってどういうこと？」などと聞き返される場合は、この5W3Hのいずれかが抜けているケースが多いのです。 事実を具体化する際には、まずこの5W3Hに当てはめるといいでしょう。これにより伝えたいことが整理され、解像度も高まります。すべての項目に当てはまらないかもしれませんが、まずは当てはめてみようとする姿勢がトレーニングになります。
Step3：「伝達力」を磨く
言語化のゴールは「相手に正しく伝わる」こと。相手の立場に立ち、欲しい情報をわかりやすく届けることで伝達力が高まり、誤解やすれ違いがなくなります。 その際の大原則が、次の5つ。これらを普段から意識することで、着実に伝達力が磨かれます。 ●相手が理解しやすい言葉を使う 相手の知識レベルに合わせ、相手のバックボーンに応じて使う言葉を選ぶこと。相手の知識レベルやバックボーンがわからない場合は、「中学生でもわかる言葉」を意識してかみ砕いて伝えると良い。 ●一文は60～70文字を意識 メールなど文章で物事を伝える際には、「一文一義」（1つの文章の中に1つの意味だけを盛り込む）が基本。1つの文章に複数のメッセージが入り混じると、相手が理解しにくくなる。文字数の目安は60～70文字。70文字を超えたら「文章を分けることはできないか」「余計な話や無駄な修飾語が入っていないか」とチェックしてみよう。 ●「アサーティブ」に伝える 「伝える」ことに意識が向き過ぎると、自分の主張をバーっと伝えてしまい、相手が意見を投げかけてきても聞く耳を持たず否定してしまいがちになる。 アサーティブとは、相手のことを尊重しながら自分の意見や主張、感情を伝えること。アサーティブを意識することで、建設的なコミュニケーションが可能になる。 ●相手に「伝わっているか？」を確認する 伝える最中には、相手の表情や姿勢を観察しながら「本当に伝わっているかどうか」を確認することが大切。あまり伝わっていない様子であれば、説明の仕方を変えたり、情報を補足したりしよう。このようにPDCAを回すことで、言語化力はどんどん磨かれる。 ●相手の「ニーズ」を把握する 相手のニーズを把握する＝「相手にとって必要な要素を見極める」こと。ニーズがわかれば、不要な要素をばっさり切り捨てることができるほか、相手に喜ばれる「要約」ができるようにもなる。Step2で具体化力が磨けていれば、具体化した情報を見渡しながら相手に合わせて厳選できるはず。
