日程調整や会議室管理など「ビジネス雑務」が負担

株式会社RECEPTIONISTは、全国の会社員400人に、日程調整などの「ビジネス雑務」に関するアンケートを実施。その結果、これらの業務に多くの時間を費やされており、特にミドルマネジメント世代である40代が全世代の中で最も大きな負担感を抱えていることが明らかになった。 【画像】普段の業務で「日程調整」をすることがあるか、という質問に対する回答結果 この結果から、ビジネス雑務の負担をデジタル化によって軽減することが、若手の離職防止や、会社の中枢を担う40代のミドル世代がその能力を最大限発揮するための重要な鍵になると考えられる。 ＜調査結果サマリ＞ ・全国の会社員400人を対象に、アンケート形式で「日程調整」「受付対応」「会議室管理」といった“ビジネス雑務”に関する実態調査を実施。 ・社員が1週間に“ビジネス雑務”に費やす時間は月平均で約12時間。 ・40代は全世代の中で最も負担を感じており、6割以上がこれらの業務を負担と回答。 ・若手の離職防止や働き方の変化にともない、企業を支えるミドルマネジメント層へ見えにくい業務負担が新たな課題として浮上していることが明らかに。 今回のアンケート調査について、担当者に話を聞いた。 ーー今回の調査の意図や狙いは？ 普段「ビジネス雑務」にどれだけの時間をかけているかの実態を調査する目的で実施しました。実際の結果を分析するなかで、世代別での傾向に意外性がありました。このリリースで新たにミドルマネジメント層の業務負担を明らかにし、共感を呼びたいと思いました。 ーー今回の調査について、目玉となるものは？ ビジネス雑務は総務などの限られた部署、もしくは若手社員に押し付けられがちだと考えられており、それが離職につながると考えられていました。しかし、実はその業務に苦しんでいるのは若手ではなくミドルマネジメント層(40代)だったという新たな気づきを得られました。 ■調査背景 ビジネスの現場では「日程調整」「受付対応」「会議室管理」といった業務が、働き方が変化するなかでも欠かせない存在であり続けている。しかし、デジタルツールの普及によって効率化が進む一方で、これらの業務にはいまだアナログな手法が多く残されているのが現状だ。 そこで株式会社RECEPTIONISTは、全国の20代～60代の会社員を対象に、これらの「ビジネス雑務」と呼ばれる業務についての実態調査を実施。これらの業務に費やす時間や、その負担感が世代ごとにどのように異なるのかを詳しく分析した。 ■ビジネス雑務で一番時間がかかるのは「日程調整」 「あなたは週に何分程度、以下のビジネス雑務を対応することがありますか？」の質問に対する回答結果を平均して、日程調整に71.7分・受付対応に66.3分・会議室管理に37.7分の時間を割いていることがわかった。合計すると2.9時間にものぼる。一番時間を割いているのは「日程調整」で、月に換算すると4.7時間。「ビジネス雑務」全体では月に11.7時間も費やしていることが判明した。 ■ビジネス雑務に関わるのは20代～40代がメイン 「普段の業務で以下の業務を行っていますか？」という質問を世代別に分析した結果、日程調整については全世代でほぼ同じ割合で実施していることが判明。受付対応や会議室管理については世代ごとに違いがあり、具体的には20代～40代の約半数がこれらの業務に関わっている一方で、50代以上では関与する割合が3割程度にとどまることが明らかとなった。 ■ビジネス雑務を負担に思っている世代は40代がトップに 「それぞれの業務に対し、どの程度負担に感じていますか」と世代別で調査した結果、「負担である」「やや負担である」と回答した割合が最も高かったのは「40代」だった。 このことから、若手にとどまらず40代を中心とするミドルマネジメント層もこうした業務に多くの時間を費やしている実態が浮き彫りに。これらの業務は、日々の主要業務に支障をきたすこともあり、40代にとって大きな負担となっていることがわかった。 ■日程調整、会議室予約の遅れが経営にも影響 「日程調整、会議室予約の遅延が経営や意思決定の遅延につながった経験はありますか」という問いに対し、40代の75％が「よくある」「ときどきある」と回答。 企業において40代は意思決定の橋渡し役を担うことが多く、全体の意思決定プロセスに関与しやすい立場にあることから、このような結果になったと推測される。 ■調査結果に対する考察 40代は企業においてキャリアの中核を担い、マネジメントと実務を兼務することが多い世代。この世代が特に業務の負担感を抱えている背景には、働き方や職場での役割の変化が影響していると考えられる。 日本では「働き方改革」が進み、労働時間の短縮が求められる一方で、業務量の分散が十分に進んでいない現状がある。その結果、管理職や中堅社員である40代に業務が集中し、細かな顧客対応業務や調整業務を自ら担う機会が増加している可能性がある。 さらに、若手社員の離職率上昇や人材不足が進むなか、40代がその補填として役割を担い、負担が増加していることも考えられる。若手社員の定着を目指し、1on1面談や業務負担の分散が推奨される状況下でも、40代は自身の業務に加え、チームの管理や指導を兼務せざるを得ない状況に直面している。 こうした背景のなかで、特に「ビジネス雑務」と呼ばれる日程調整、会議室管理、受付対応など、見えにくい業務負担がミドルマネジメント層に新たな課題として浮上していることが調査結果から明らかになった。 ■まとめ ビジネスにおいて、打ち合わせや会議、商談を行うための「日程調整」「受付」「会議室管理」は、スムーズなコミュニケーションを支える重要な業務。 株式会社RECEPTIONISTは、これらの「ビジネス雑務」を効率化するソリューションを提供することで、見えない業務負担を軽減し、従業員が本来の業務に集中できる環境を実現。クラウド受付システム、日程調整ツール、会議室管理システムを通じて、どの世代の社員にも役立つ業務改善を図り、働くすべての人が最大限のパフォーマンスを発揮できる社会を目指す。 業務負担の軽減は個々の社員の可能性を引き出すだけでなく、企業全体の成長を促進する重要な施策。これからもサービスの向上を図りながら、誰もがエンゲージメント高く働ける未来の実現に取り組んでいく。 ＜調査概要＞ 調査対象：全国20-60代の顧客対応業務をする一般社員＋経営者・役員(男女) 調査方法：インタビュー調査 有効回答数：400人 調査実施日：2024年10月19日・20日 調査機関　：アクセンチュア株式会社 パネル提供元：GMOリサーチ&AI株式会社 ■「株式会社RECEPTIONIST」について 外部とのビジネスコミュニケーションが多く発生する「受付」を起点に、主体性のある仕事に取り組める環境作りに貢献する3つのサービスを提供している。 ・クラウド受付システム「RECEPTIONIST」 受付業務における社内取次や来客者情報の管理を効率化するシステムです。紙の受付票の記入などアナログな作業を削減し、スマートな受付業務を実現します。 ・日程調整ツール「調整アポ」 法人向けに特化した日程調整ツールで、スケジュール調整から当日のフォローアップまでを自動化。これにより、コミュニケーションロスを削減し、生産性向上を支援。 ・会議室予約システム「予約ルームズ」 無駄な予約や無断延長を防止し、利用状況を分析可能にすることで、オフィス資源を最大限に活用できる会議室管理システム。効率的な会議室運用をサポート。