今って、普通に電話をかけるのは失礼なの⁉ SNSやメールは、その人の「マナーの浅さ」がバレやすい。どうすればいい？
Q. ビジネスチャットは早く返事しなければいけませんか？
A. 「Slack」などのビジネスチャットも広く普及していますね。チャットサービスによって既読機能が付いているサービスもありますが、見たら即返事をしなければいけないというものではありません。 他に優先すべき業務や手が離せない状況であれば、メッセージの返信を後回しにすることも可能ですが、返信に何時間、何日もかけることは避けたほうが良いです。 もちろん、メッセージの内容に対する回答に時間のかかる調査が必要になるケースもありますが、あらかじめ時間がかかることが分かっている場合は返信に時間がかかることを事前に相手に伝えておくと良いですね。また、チャットだからといって何時に返信を送っていいわけではありません。深夜に送るのは相手にも迷惑です。
Q. リモートワークは、出社する職場と同じ意識でいると人間関係が希薄になりますか？
A. 「人と会わなくなり、コミュニケーションが減ってしまった」と思うからでしょうか。そのような方に、リモートワークであっても“姿勢” や“挨拶”“きっかけの言葉”を意識するだけでコミュニケーションは大きく変わることをお伝えします。 あなたを正面から見たときに「姿勢がいい人だな」と感じるポイントは、猫背では無く胸が開いていることです。最初の挨拶では明るい表情と声のトーンを意識してみます。そして、いきなり本題に入るのではなく、コミュニケーションをスムーズにするためにも、「本日は晴れ渡っていていいお天気ですね」「本日はご多忙の中ありがとうございます」など、クッションとなるやわらかい言葉や話のきっかけを作るといいですね。“姿勢” や“挨拶”“きっかけの言葉”は、その人を大切にするという想いです。 本記事では、メールやSNSなどを職場で使うときのマナーについてお伝えしました。 ▶つづきの【後編】では、電子決済での祝儀や謝礼のマナー、出欠確認の調整アプリをつかうときのマナーについて教えていただきます。
エディター・ライター／(一社)日本プロトコール＆マナーズ協会理事 高谷治美
