メール作業を簡略化！GmailとOutlook用カスタムテンプレートの作り方【今日のワークハック】

GmailやOutlookには、テンプレートを作成する機能があります。適切なテンプレートを用意しておくことで、業務効率を向上させ、コミュニケーションを簡素化することが可能です。 では、どのようにテンプレートを作成するのか？ 今回は、その方法をGmailとOutlook向けにご紹介します。 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 GmailとOutlookのテンプレートの作成方法を知りたい方 用意すべきテンプレートの種類を知りたい方

今日のワークハック：GmailとOutlookでテンプレートを活用して返信を効率化する

Gmailでテンプレートを作成する方法 手順は次の通りです。 Gmailにログインする。 右上の歯車のアイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択。 「設定」画面が開いたら、上部のタブから「詳細」を選択。 テンプレートのセクションにスクロールし、その横にある「有効にする」オプションをクリック。 新しいメールを開き、メールの本文に、テンプレートとして保存したい内容を入力。新しいメッセージウィンドウの右下にある三つのドット（...）アイコンをクリックする。 すると、テンプレートオプションが表示されるので、「テンプレートとして下書きを保存」をクリックして保存をする。 テンプレートを送信する際、新しいメッセージ作成ウィンドウで、同じ三つのドットメニューから「テンプレート」をクリックすることで、テンプレートにアクセス可能。 Outlookでテンプレートを作成する方法 手順は次の通りです。 Outlookを開き、新しいメール作成画面を開く。 テンプレートとして使用するメッセージの内容を入力。これには、挨拶、本文、署名などが含まれる。 メッセージの入力が完了したら、「ファイル」メニューに移動し、「名前を付けて保存」を選択。 「名前を付けて保存」を選択すると、ダイアログボックスが表示され流。ここで、「Outlook テンプレート」を選択。 テンプレートに名前を付けて、ファイル名を入力。その後、「保存」をクリック。 テンプレートを使用する場合、Outlookのホーム画面で「新しいアイテム」をクリックし、その中から「その他のアイテム」を選択。 「フォームの選択」をクリックし、ダイアログボックスで「表示先」というドロップダウンメニューを見つけ、その中から「ユーザー テンプレート」を選択。これにより、作成したテンプレートが開かれる。 手元にあると便利なテンプレート もちろん、テンプレートは頻繁に使用するテーマでつくりましょう。 便利なテンプレートの使用例には、次のものがあります。 自分が不在であることを伝えつつ、可能なときに対応する、不在通知のような機能を持つテンプレート。 誰かに仕事を任せるときに使うテンプレート 週次や月次のリマインダーやアップデートを送るためのテンプレート これらのテンプレートは、業務効率を向上させ、コミュニケーションを簡素化するのに役立ちます。適切なテンプレートを用意しておくことで、メッセージの一貫性を保ち、時間を節約できます。 今日のワークハック記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。 メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール 1,430 Amazonで見る