【例文あり】急遽いけなくなった場合のお詫びメールの書き方と注意点
キャンセルメールの基本構成・書き方
キャンセルメールを送る際には、以下のステップでまとめましょう。 ◆Step1：行けなくなった理由を伝える まずは、急遽行けなくなった理由を伝えましょう。「急な業務トラブルが起こってしまった」「インフルエンザにかかってしまった」「家族が倒れてしまった」「交通トラブルで新幹線が止まってしまった」など、相手が「そういう理由ならば仕方ない」と思える理由を簡潔にわかりやすく伝えることが大切です。 ◆Step2：真摯な姿勢でお詫びする 行けないという事実と理由を伝えた上で、真摯にお詫びしましょう。事情がどうあれ、急な予定変更で相手に迷惑をかけるのは事実。申し訳ないという気持ちを十分に伝えましょう。 ◆Step3：日程調整の提案＆リカバリー案を提示する 理由とお詫びを伝えたら、日程の再調整について相談しましょう。もしキャンセルすることによって生じるマイナスがあるならば、それをどう埋めるかといったリカバリー案を提示することをお勧めします。 例えば、商談をキャンセルするのであれば「提案内容をブラッシュアップし今週中に送り直しますので、来週以降で日程の再設定をお願いできないでしょうか？」。取引先で作業の予定をキャンセルするのであれば「自社でできる作業を進めておきますので、改めて日程調整をお願いできないでしょうか？」など、相手に起こる不都合を埋める提案をすることが大切です。
キャンセルの理由別にメールの例文・お詫びポイントを紹介
急遽行けなくなった理由別に、キャンセルメールの例文をご紹介します。同じような状況に陥った際は、ぜひ参考にしてみてください。 ◆災害・天候などで交通機関が乱れている場合 本日、貴社に伺う予定でしたが、台風により飛行機の欠航が確定してしまいました。他の交通手段も検討したのですが、新幹線も運休となったため、大変申し訳ありませんが本日のアポイントを延期させていただけないでしょうか。今週いっぱいは台風の影響が残ることが予想されるため、差し支えなければ来週以降で、○○様のご都合を教えていただければ幸いです。せっかく日程をご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。重ねてお詫び申し上げます。 ●メッセージポイント 他の交通手段がないかどうか確認した上で、「万策尽きた」ことを伝えましょう。先方に「別の方法なら来られたのではないか…」と不信感を抱かせないことが大切です。 例文は遠方への出張のケースですが、近隣の企業の場合は一つの路線が動いていなくても、他の路線を乗り継いだり、タクシーやバスなど別の交通手段を用いたりすることが可能な場合があります。 それにより、予定の時刻に遅れそうな場合は電話を入れるか、もしくは「○○線が止まっているため、地下鉄を乗り継いで伺います。そのため、お約束の時間に遅れてしまう可能性があります」などとメールを入れておくといいでしょう。 ◆業務上の事情による場合（急なトラブルなど） 本日14時に打ち合わせに伺う予定でしたが、先ほど弊社で大規模なシステム障害が発生してしまい、システム部一同、対応に追われております。せっかく日程調整いただいたにも関わらず、このような状況に陥ってしまい誠に申し訳ありませんが、打ち合わせを後日に延期させていただけないでしょうか？ 差支えなければ、〇日以降で皆さまのご都合がいい日程をご提示願えれば幸いです。本日の打ち合わせでお渡しする予定だった○○システムの資料は、本日中にメールにて送らせていただきます。それをもとに、改めてご説明・ご提案させていただければと存じます。直前のご連絡になってしまい、大変申し訳ございません。さらにもう一段、提案内容を充実させて臨みたいと考えておりますので、何とぞよろしくお願いいたします。 ●メッセージポイント 業務上の事情によるキャンセルは、相手の納得が得にくいケースもあります。中には「うちよりも他の仕事を優先させるのか」など、必要以上にネガティブ捉える人もいるので、「それならば仕方ない」と思える理由を明確に提示しましょう。場合によっては、やや大げさに伝えておくのも一つの方法です。 ◆家庭の事情（身内の体調不良や事故など）の場合 本日13時に貴社に伺う予定でしたが、家庭の事情により伺えなくなってしまいました。子どもが急に熱を出してしまったのですが、私以外の家族がどうしても都合がつかず、急遽保育園に迎えに行くことになってしまったためです。大変申し訳ございません。こちらの一方的な都合で恐縮なのですが、本日の予定を延期させていただけないでしょうか？直前のご連絡になってしまった点につきましても、重ねてお詫び申し上げます。 明日以降であれば、何かあった場合も家族が確実に対応できるので、○○様のご都合がいい日をご設定願えると幸いです。 もしくは、○○様さえよろしければ、本日16時以降でしたら家族が帰宅し、子どもの世話を交代できるため、17時には伺うことが可能です。大変恐縮ですが、ご検討くださいませ。どうぞよろしくお願いいたします。 ●メッセージポイント 子どもの体調不良などで、どうしても迎えに行かねばならないケースもあるでしょう。ただ、そのために大事なアポイントをキャンセルすることに、不信感を抱く人もいるかもしれません。「どうしても自分が行かねばならない」理由を伝え、心からお詫びする姿勢が大切です。 なお、家族が倒れたり、身内に不幸が生じたりした場合は、緊急事態なので事実をストレートに伝えてお詫びを。ただ、病状やけがの具合など、詳細までは語る必要はありません。緊急であることが伝われば、相手も状況を受け入れ対応してくれるでしょう。 ◆体調を崩した場合 ○○様、昨日から体調を崩しておりましたが、先ほど病院でインフルエンザと診断されました。大変申し訳ありませんが、本日のアポイントを延期させていただけないでしょうか？大事なアポイントにも関わらず体調管理が行き届かず、ご迷惑をおかけしてしまうことをお詫びいたします。 今週中には回復するものと思いますが、仕事に復帰次第、改めて日程の再調整についてご連絡させていただければと存じます。 月末の慌ただしい中、お騒がせしてしまい重ねてお詫び申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。 ●メッセージポイント インフルエンザやコロナなどの感染症は、先方にうつしてしまう恐れがあります。直前キャンセルも致し方ないことが伝わるので、伝えて差支えなければ、診断名から理解いただくのも1つの手です。それ以外の場合は、「急な体調不良で、この状態で伺っても逆に迷惑がかかる」という事実を伝え、納得を仰ぎましょう。
