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天候不良による交通トラブルや業務トラブル、体調不良や家庭の事情などにより、顧客や取引先と予定していたアポイントに急に行けなくなってしまった場合、どのように連絡すればいいのでしょう？ここでは、メールで急遽行けなくなったことを伝える際のポイントや注意点について、伝える力【話す・書く】研究所所長、山口拓朗ライティングサロン主宰・山口拓朗さんに伺いました。

急遽行けなくなったら、まずどうする？

予定のキャンセルをお願いするメールは、ビジネスメールの中でも難易度が高いものの一つです。やむにやまれぬ事情であっても、中には「せっかく時間を空けたのに」と気分を害する人もいるでしょう。 約束を断ることは相手のスケジュールを狂わせることになります。以下の点に注意して、キャンセルメール作成に臨みましょう。 ◆行けないとわかった時点ですぐに対応する アポイント当日の急なキャンセルの場合は、基本的にはまず電話で一報を入れます。最近は電話で時間を奪われるのを嫌がる人もいますが、緊急の場合は別。まずは確実に連絡が取れる電話で、状況を報告しましょう。 ただ、行けないことが前日までにわかった場合や、前日夜や当日朝など先方が就業時間外の場合は、すぐにお詫びを記したメールを送りましょう。前日までにわかれば、スムーズに予定の再調整ができますし、当日朝までにメールが送られていれば「行けないと判明した時点で何とか連絡を取ろうとしてくれた」ことが具体的な時刻とともに伝わります。 ◆お詫びの気持ちを前面に出す 忙しい中、無理に時間を割いてくれた可能性もあるので、たとえ交通トラブルなど自分に落ち度がない場合でも、丁寧かつ謙虚にお詫びをする姿勢が大切です。くれぐれも、「突発的な事態で避けようがなかったのだから仕方ない」というニュアンスを出さないこと。相手のスケジュール変更を余儀なくすることに対し、誠心誠意お詫びしましょう。 ◆重要なアポイントの場合は、お詫びの言葉を重ねる 重要なアポイントの場合は、お詫びの言葉を何度か繰り返すことが重要です。メールでは、お詫びしているこちらの表情や姿は見えないため、言葉で示すことがポイント。重要度が高いアポイントであればあるほど、少々オーバーなぐらいお詫びの言葉を重ねたほうが、申し訳ないという思いが伝わりやすくなります。 例えば「当日にも関わらず本当に申し訳ございません」「不徳の致すところです」など、言葉を変えながらお詫びし、最後に「重ねてお詫び申し上げます」と付け加えるのは一つの方法です。 ◆日程の再調整は先方に主導権を渡す 日程の再調整については、キャンセルした側から具体的な日程を提案するのは避けたほうが無難です。「断ってきたのはそちらなのに、日程調整の主導権を握るのか」と不快感を抱く人もいます。 「来週以降で、○○様のご都合はいかがでしょうか？」などざっくりと目安を示すにとどめ、最終的には相手の都合に合わせるようにしましょう。 ただし、体調不良でキャンセルする場合は、「体調が戻り次第、改めて日程調整の連絡をさせていただきます」と日程調整を先延ばしするのがベター。体調が戻らず再調整し直すことになると、さらに相手に迷惑をかけることになるからです。仕事復帰後にこちらから連絡を入れ、改めて相手に日程を決めてもらうようにしましょう。