Microsoft「Copilot」と「Outlook」で使える3つの効率ハック

個人用AIアシスタントの『Microsoft Copilot』は、メールを中心とした個人情報管理ソフト『Outlook』を含む『Microsoft 365』製品の生産性を上げてくれる、頼れるツールです。 Microsoft「Copilot」と「Outlook」で使える3つの効率ハック OutlookのCopilotは、メールを使う上で役に立ついくつかの機能をサポートしていて、効果的なコミュニケーションをあと押ししてくれます。 ここでは、メールを上手に使いこなすために有効な3つの機能をご紹介しましょう。 注意点 OutlookなどMicrosoft 365のアプリでCopilotを使うには、Copilotのライセンスが必要です。職場や学校から割り当てられたMicrosoft 365 Copilotのライセンスを使うこともできますし、個人のMicrosoftアカウントからCopilot Proに申し込むことも可能です（月額3200円）。

1．長いスレッドを要約

メールのやり取りが長く続くと、いろいろな情報が飛び交って、内容をたどるのが難しくなります。OutlookのCopilotは、長々と続くスレッドの中から、重要な内容や、対応しなければならない点を速やかに抜き出してくれます。 長いやり取りを要約して、メールで話し合われている案件について、決まったことなどを示してくれるのです。 この機能を使うには、Outlookでやり取りしているメールを選び、スレッドのいちばん上にあるCopilotによる要約を選択してください。Copilotがスレッドをスキャンし、メールのトップに要約を作成します。 下のスクリーンショットでは、Copilotが、私とサポート責任者とのメールのスレッドを要約し、私のサービスリクエストに対して取られた対応のキーポイントをまとめています。

2．メールの下書きもこなす

Copilotは、新しいメールの作成や、これまでのやり取りに対する返信の手伝いもしてくれます。書きたいことを明確に示した短いプロンプトを与えるだけで、AIが、適切な言葉を使って文章をつくるサポートをしてくれるのです。 下書きが作成されたら、あなたのスタイルに合わせて、メールの長さやトーンを調整できます。 Copilotを使ってOutlookでメールの下書きを作成する方法はこちらです。 新しいメールを作成する際に、ツールバーからCopilotのアイコンを選びます。 ドロップダウンメニューから、Copilotを使って下書きを選択してください。 Copilotのボックスの中にプロンプトを入力し、オプションの生成のアイコンを使って、希望する長さやトーンを指定します。 指定し終えたら、生成を選ぶと、Copilotがメッセージの下書きを作成してくれます。 気に入らない場合は、下書きの再生成を選んでください。 満足のいく下書きが得られたら、保持を押します。 Copilotは、同じメールに対して、トーンや長さを変えた複数の下書きを作成することができます。 たとえば、表現をもっとフォーマルにしたり、カジュアルにしたり、メールを長くしたり、短くしたり、などをリクエストできます。矢印をクリックすれば、下書きの各バージョンを確認できます。 下書きが出来上がったら、必要な項目を追加したり、書かれている情報を修正したりして手を加え、メールを送信してください。