ちょっとの工夫でメール＆SNSが見違える、真心を込める文章術。
●3つのシーンの定型文を添削。
1.お断りメールの定型文 （仕事場からの歓送迎会のお誘い）
A.「せっかく」や「あいにく」などのクッション言葉を用いて印象をやわらかくする。 B.参加したかったことへの努力を表しつつ、不参加というネガティブな結果で明るい集まりに水をささないよう工夫する。つきあいが悪いというレッテルを貼られないように、「本当は行きたい」「次は声をかけてほしい」という気持ちをさりげなく表す。会の主役となる人たちの名前を挙げ、挨拶をする。
2.謝罪メールの定型文（知人から借りた写真集をなくしてしまった）
A.謝罪メールは冒頭でまず詫びをしっかり伝え、「謝罪」「経緯」「事後対応・責任」の要素を押さえるとよい。一方的にメールだけを送って済ませるのではなく、できれば事後に直接相手に詫びるという二段構えの対応を心がけたい。 B.自分の言葉を用いて思いを表す。いかに相手の気持ちに寄り添うかが肝要だ。
3.お見舞いメールの定型文（趣味のサークル仲間）
A.お見舞いのメールは「◯◯の案件などが滞っております」など、不安を煽るような連絡はNG。「頑張ってください」などの言葉も時にプレッシャーになりやすいので注意したい。メールで根掘り葉掘り事情を聞かないことが大切だ。 B.「みんなで快気祝いを検討しています」など、待たれているという情報も、相手をうれしく前向きにさせる。
●いざ、のSNSの返信も自分の言葉で。
まずは労いの気持ちで答える。が、苦労の事情を知る親友なら、おめでとう、もありだ。
安否に対する気遣いに力になりたい気持ちを添える。頑張って、という励ましは避ける。
相手が慌てて事故でも起こさないよう気遣いつつも、臨機応変に軽くはっぱをかける。
飼い主にとってペットは家族と一緒。人間のときと同じように、悲しみに寄り添う。
喜びの真っただ中にある相手側の温度に合わせた返信を。相手の幸せを共に分かち合う。
⻲井ゆかり さん かめい・ゆかり ⼿紙コンサルタント 大手企業から、個人経営の店舗まで30年間で代筆した手紙は30万部を超える。近著に『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』がある。
